Міністерство юстиції України



Сторінка7/21
Дата конвертації10.01.2018
Розмір3.15 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   21
документів у тимчасове користування та актами видавання
документів у тимчасове користування і вважають наявними.

4.13. Під час перевіряння наявності архівних документів виконавцям заборонено:

робити будь-які позначки, виправлення, вносити записи до облікових документів;

вносити до опису необліковані документи.

82

4.14. Хід роботи з перевіряння наявності та стану документів відображають в аркуші перевіряння наявності та стану документів, який заповнюють безпосередньо під час проведення перевіряння та фіксують у ньому виявлені недоліки за формою, наведеною в додатку 27.



4.15. Аркуш перевіряння складається на кожний опис окремо. До аркуша перевіряння укладають сторінки-допов-
нення. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів (документальних комплексів) припустимо укладання одного аркуша на всі описи фонду.

4.16. Акт перевіряння наявності та стану документів


скла дається після завершення перевіряння наявності та ста-
ну документів за формою, наведеною в додатку 28. До акта
додають аркуш перевіряння наявності та стану документів.

4.17. У разі виявлення недоліків після перевіряння наявності укладають:

акт про технічні помилки в облікових документах за формою, наведеною в додатку 29;

акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву за формою, наведеною в додатку 4;


акт про виявлення необлікованих документів за формою,
наведеною в додатку 30.

4.18. Після закінчення перевіряння в кінці опису проставляється штамп «перевірено», дату, назву посади і підпис укладача запису.

У разі виявлення в описах необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумкові записи переукладають.

4.19. На всі невиявлені в ході перевіряння документи складається картка обліку невиявлених документів за формою, наведеною в додатку 31.

Облік невиявлених документів може здійснюватися у картковій формі або в електронній формі відповідно до реквізитів картки.

83


4.20. Перевіряння вважається завершеним після внесення всіх змін до облікових документів.

4.21. Акт і аркуші перевіряння підкладають до справи фонду (у разі нефондової організації - у справу документів нефондової організації) або формують окремий том і зберігають разом із справою фонду як додаток до неї.


5. Організація розшуку документів,

не виявлених під час перевіряння наявності

5.1. З дати встановлення факту відсутності архівних до-
кументів роботу з їх розшуку проводить завідувач архіво-
сховища або працівник профільного структурного підрозді-
лу архіву.

5.2. Хід розшуку фіксують у картці обліку невиявлених документів.

5.3. Під час розшуку документи можуть бути виявлені, причини їх відсутності можуть бути документально підтверд жені або залишитися нез’ясованими.

5.4. Розшук документів, причини відсутності яких документально не підтверджено, за умови завершення суцільного перевіряння наявності та стану документів в архіві максимально триває впродовж таких строків:

для документів з паперовими носіями - 30 років;

для аудіовізуальних та електронних документів - 15 ро-


ків.

Унікальні документи, причини відсутності яких документально не підтверджено, з обліку не знімають, а їх розшук не припиняється.

5.5. Якщо причиною відсутності документів є протиправні дії або обставини зникнення унікальних документів не з’ясовано, про це письмово повідомляється Укрдержархів та органи внутрішніх справ.

84


5.6. На виявлені в ході розшуку документи складається
акт про виявлення документів (у довільній формі), якщо роз-
шукувані документи було враховано в аркуші та акті переві-
ряння наявності та стану документів як невиявлені.

5.7. Якщо в ході розшуку виявлено документи, що пояс-


нюють причини відсутності невиявлених документів, скла-
дається акт про невиявлення документів, причини відсутнос-
ті яких документально підтверджено (за формою, наведеною
у додатку 32), на підставі якого документи знімають з обліку.

Документальним підтвердженням причин відсутності документів є:

довідки фондоутворювачів про те, що невиявлені документи не були передані до архіву;

акт про вилучення документів для знищення (або відбіркові списки);

письмовий дозвіл державної архівної установи вищого рівня про зняття документів з обліку;

акт про передавання документів до іншого архіву;

акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду;

попередній акт перевіряння наявності та стану докумен-


тів з фіксацією відсутності цих документів;
інші документи (акти, довідки тощо), відповідно до яких
документи було вилучено, але своєчасно не знято з обліку.

5.8. Якщо після закінчення строку розшуку документів


причини їх відсутності не встановлено, складається акт про
невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано
(за формою, наведеною в додатку 33), та довідка про про-
ведення розшуку в довільній формі, із детальною характе-
ристикою усіх напрямків розшуку (у двох примірниках),
які разом з актом перевіряння наявності та стану докумен-
тів надаються Укрдержархіву для прийняття рішення щодо
зняття з обліку документів. На підставі письмового дозволу
Укрдержархіву керівник архіву видає наказ про зняття до-
кументів з обліку.

85


5.9. Після завершення розшуку невиявлених документів складається акт про завершення розшуку документів за формою, наведеною в додатку 34.

Картки (записи) на зняті з обліку документи з картотеки


(бази даних) обліку невиявлених документів вилучають та
передають до картотеки (бази даних) обліку виявлених до-
кументів.

Розшук невиявлених архівних документів вважають повністю завершеним після внесення змін до облікових документів архіву та архівосховища.

6. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів

6.1. Контроль фізико-хімічного та технічного стану документів, що зберігаються в архіві, проводять:


у цільовому порядку як планову роботу архіву;
під час перевіряння наявності та стану документів;
під час користування документами;

під час проведення інших видів робіт, пов’язаних з перегляданням документів.

6.2. Планове перевіряння фізико-хімічного та технічного стану документів проводять поетапно з урахуванням цінності архівних документів.

Цільовому перевірянню фізико-хімічного та технічного стану підлягають документи, що постраждали під час надзвичайних ситуацій.

За результатами контролю готуються висновки щодо необхідності проведення спеціального оброблення документів та, залежно від їх стану, встановлюють строки проведення наступного контролю.

6.3. Періодичність контролю фізико-хімічного та технічного стану документів на плівковій основі становить:


для кіно-відео-фонодокументів та фонодокументів з маг-
нітною плівкою - один раз на 5 років;

грамофонних оригіналів і грамплатівок - один раз на 7 років.

86

Обсяг документів, які підлягають контролю, визначають з урахуванням можливостей архіву.



6.4. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів під час перевіряння їх наявності здійснюється шляхом візуального перегляду.

6.4.1. Кіно- і фотодокументи (негативи) підлягають візуальному перегляду у відбитому й прямому світлі на фільмоперевірочному (монтажному) столі.

У разі неможливості визначити дефекти візуально документи переглядають під збільшувальним склом із шкалою або мікроскопом, виконуються необхідні геометричні заміри за допомогою спеціальних приладів.

Копії кінодокументів - проміжні позитиви і позитиви -


переглядають візуально на монтажному столі з метою визначення видимих дефектів, а також на екрані в умовах оптичної проекції з метою визначення якості зображення, рівності планів по густині і кольору, синхронності фонограми із зображенням, стійкості кадру, різкості зображення й відсутності дефектів зображення.

6.4.2. Відеодокументи переглядаються та прослуховуються на відповідній апаратурі.

6.4.3. Фонодокументи на магнітній плівці, грамофонні
оригінали грамплатівки, компакт-диски перевіряються шля-
хом прослуховування на професійній звуковідтворювальній
апаратурі, а також шляхом перегляду у відбитому світлі.

Під час прослуховування перевіряються фізико-хімічні й електроакустичні властивості носія запису, якість звучання. У ході візуального перегляду перевіряється наявність на поверхні механічних пошкоджень і слідів забруднень, дефектів хімічного та біологічного походження (ураження пліснявою, корозія металу, інші наслідки окислення), наявність початкових і кінцевих ракордів, якість виконання склейок для документів на магнітній плівці.

87

6.4.4. Контроль стану електронних документів здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.



6.5. Результати контролю фізико-хімічного та технічного
стану документів під час перевіряння наявності відобража-
ються в аркушах та актах перевіряння наявності та стану до-
кументів.

6.6. Під час приймання документів до архіву контроль їх фізико-хімічного та технічного стану проводиться з метою виявлення документів, уражених біологічними шкідниками (плісеневі гриби, комахи); з підвищеною вологістю; з пошкодженнями паперу і тексту; запилених.

6.7. Документи з паперовими носіями, уражені біологічними шкідниками, ізолюють та направляють на санітарногігієнічне оброблення.

У разі виявлення вологих документів проводиться обо-


в’язкова акліматизація до їх повного висушування. Акліма-
тизацію розгорнутих на столах, стелажах документів про-
водиться у приміщенні приймання і тимчасового зберігання
впродовж 7-14 діб шляхом інтенсивної вентиляції повітря.

6.8. Під час оцінки технічного стану аудіовізуальних документів та їх страхових копій встановлюється відповідність технічних характеристик документів відомостям, що містяться в актах технічного стану, виявляються документи з вогненебезпечною основою носія. Результати оцінки вносяться до акта технічного стану і визначається комплекс необхідних реставраційних робіт.

Оцінка стану документів, а також їх страхових копій про-
водиться не пізніше 3-х місяців з дати приймання на збері-
гання.

У разі виявлення дефектів складають акт у довільній формі, де відображається характер дефектів та зазначаються необхідні заходи щодо їх усунення.

Усунення дефектів, виявлених під час приймання документів до архіву, здійснюється власником, що передає документи на зберігання, або архівом на платній основі.

88


6.9. Результати контролю фізико-хімічного та технічного
стану документів відображаються в аркушах і актах переві-
ряння наявності та стану документів; актах технічного стану
(для електронних та кінодокументів), картках (книзі) облі-
ку фізичного стану та аркуші-засвідчувачі (для документів з
паперовими носіями), картках обліку технічного стану (для
електронних та фото-фоно-відеодокументів).

6.10. На документи, документну інформацію яких втрачено, виявлені під час перевіряння наявності та стану справ, складають:

висновок реставраторів та відповідного структурного
підрозділу архіву щодо неможливості відновлення основи
документа та використання текстової та зображувальної ін-
формації;

акт про невиправні пошкодження документів, схвалений ЕПК (ЕК) архіву за формою, наведеною в додатку 35.


Акт разом з висновком та актом про вилучення докумен-
тів з НАФ подають на погодження ЦЕПК Укрдержархіву за формою, наведеною в додатку 5.

Після погодження ЦЕПК акта про вилучення документів з НАФ згідно з наказом керівника архіву документи знімають з обліку, вносять зміни до облікових документів архіву та знищують.

6.11. Облік контролю фізико-хімічного та технічного
стану архівних документів дозволяється вести у вигляді бази
даних.
7. Спеціальне фізико-хімічне та технічне оброблення документів

7.1. Спеціальне фізико-хімічне та технічне оброблення документів (далі - спеціальне оброблення) здійснюється для усунення причин прискореного старіння та руйнування документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості; заміни копіями оригіналів з нетривкими або пошкодженими носіями.

89

7.2. В архівах проводяться такі основні види спеціального оброблення:



для документів з паперовою основою:

дезінфекція, дезінсекція, дератизація як види спеціально-


го оброблення біопрофілактичного, біозахисного характеру
та знищення біологічних шкідників у сховищах і на доку-
ментах;

знепилювання як допоміжний вид спеціального оброблення, що здійснюють під час надходження, зберігання документів, користування ними, а також під час проведення консерваційно-реставраційних, санітарно-гігієнічних, технічних операцій різного призначення;

реставрація (реставраційно-консерваційне оброблення)

як вид спеціального оброблення для відновлення первісних


або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак
пошкоджених чи зруйнованих документів, основними мето-
дами якої є відновлення механічної цілісності, ламінування,
аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності па-
перу;

відновлення згасаючих та слабоконтрастних текстів (ме-


тод відновлення тексту обирають з урахуванням характеру
барвника штрихів тексту та фізичного стану основи доку-
мента).
7.3. Види консерваційно-профілактичного оброблення
аудіовізуальних документів визначає матеріальна основа їх
носія.

Для документів на магнітній плівці здійснюють:

очищення та знепилювання поверхні - ручне або на спеціальному очисному обладнанні;

заміну пересохлих або покороблених склейок;

перемотування з метою зняття внутрішньої напруги в рулонах, електростатичних зарядів на спеціальному обладнанні з пристроями для механічного очищення поверхні або на відрегульованому магнітофоні;

оформлення рулонів захисною магнітною стрічкою.

90

7.4. Документи на дискових носіях підлягають знепилюванню та протиранню антистатиком.



Для кіно- і фотодокументів здійснюють:

ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень;

машинне реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення.

Для граморигіналів та грамплатівок:

очищення від пилу обдуванням струменем стислого повітря за допомогою спеціальної пневматичної системи чи побутовим пилососом зі спеціальним наконечником та електростатичними щитками;

протирання неворсистою тканиною, насиченою спеціальною речовиною, що знімає електростатичні заряди, масляні плями, усуває притягнення пилу.

7.5. Роботи зі спеціального оброблення документів в ар-
хіві проводять як планово, так і позапланово.
Планове оброблення документів здійснюють за результа-
тами перевіряння наявності та стану документів у порядку,
встановленому архівом, з урахуванням видових особливос-
тей, цінності, фізичного стану документів і можливостей
архіву. Першочерговому обробленню підлягають унікальні
документи з низькою потенційною довговічністю.
До позапланових належать роботи, що виконуються під
час надзвичайних ситуацій, пов’язаних з локальним або ма-
совим ураженням документів вогнем, водою, хімічними або
радіоактивними речовинами.

Позачергові, негайні заходи щодо вилучення, ізоляції, санітарного оброблення документів і місця їх зберігання вживають також у випадках ураження документів біологічними шкідниками.

Залежно від масштабів ураження позаплановому обробленню підлягають окремі фонди, сховища або всі приміщення архіву.

Порядок проведення і технологія робіт щодо дезінфекції,


дезінсекції та дератизації сховищ, засобів зберігання і доку-

91


ментів, знепилювання, реставрації, відновлення текстів до-
кументів визначають галузеві нормативно-методичні акти.

8. Створення та організація зберігання

страхового фонду документів

8.1. Страховий фонд документів створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів, він є недоторканим і зберігається територіально відокремлено від оригіналів.

Страхові копії унікальних документів створюються незалежно від форми власності на ці документи.

8.2. Страховою копією документа з паперовим носієм є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосрібній плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.

Страховою копією кінодокумента є перша суміщена копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку.

Страховою копією фотодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку.

Страховою копією фонодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена методом магнітного звукозапису на магнітній плівці відповідного типу. Страхові копії унікальних фонодокументів можуть виготовлятися шляхом магнітного звукозапису (граморигінал 1, граморигінал 2).

Страховою копією відеодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу шляхом відеозвукозапису на магнітній плівці.

8.3. Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням інформаційної значущості документів, їх фізичного стану та інтенсивності користування ними.

Першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або якими інтенсивно користуються.

92

8.4. Під час підготовки документів для страхового копіювання проводиться перевіряння їх фізичного стану, виявлення документів із слабоконтрастними або згасаючими текстами, а також документів, що потребують реставрації чи консерваційно-профілактичного оброблення.



8.5. Страхове копіювання здійснюється відповідно до систематизації одиниць зберігання в опису справ (документів). Страхові копії створюються на всі документи справи (одиниці зберігання).

8.6. У ході страхового копіювання справи не розшивають. У разі неможливості копіювання оправленої справи за погодженням із керівником архіву її розшивають. Після закінчення копіювання справу оправляють.

8.7. За збереженість документів, що копіюються, упро-
довж їх перебування в лабораторії відповідає виконавець.

8.8. Страхове копіювання унікальних документів, що не


є власністю держави, здійснюють відповідно до Положення
про створення і облік копій страхового фонду унікальних
документів, що не є власністю держави, затвердженого на-
казом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003
року № 5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України
04 лютого 2003 року за № 88/7409 (із змінами).

8.9. Страхові копії мають відповідати оригіналам за документною інформацією і частиною зовнішніх ознак, а також відповідати вимогам нормативно-технологічних документів із страхового копіювання.

8.10. Для встановлення фактичної наявності та відповідності кількості страхових копій даним облікових документів періодично проводяться перевіряння їх наявності. Водночас здійснюється контроль їх технічного стану, за необхідності -
консерваційно-профілактичне оброблення.

93


8.11. Контроль технічного стану страхового фонду здій-
снюється один раз на три роки, при цьому контролю підляга-
ють 20 % страхових копій кожного року виготовлення.

8.12. Результати контролю фіксуються в акті технічного стану страхової копії, на підставі якого укладають висновок щодо необхідності та строків проведення профілактичних і реставраційних робіт, а також визначаються строки проведення наступного контролю.

8.13. Копії для фонду користування виготовляються: у процесі створення страхового фонду;

цілеспрямовано на документи, якими найчастіше користуються;

під час розсекречування документів;

у результаті копіювання оригіналів документів, що зберігаються в інших архівосховищах;

у ході виконання інших видів робіт, пов’язаних з користуванням документами.
8.14. Фонд користування, створений під час страхового копіювання, повинен мати:

для документів з паперовою основою - одну мікроформу 2-го покоління на галогенідосрібній плівці (негативна або позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформу 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;

для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;

для кінодокументів - одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратип фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокумента, що приймають на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення копій фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограм у форматі Betacam та у цифровому форматі;

94

для фонодокументів - одну копію на магнітній плівці завширшки 6,25 мм та в цифровому форматі;


для відеодокументів - одну копію у форматі VHS та в
цифровому форматі.

Фонд користування може створюватися у вигляді фото-


копій, цифрових копій, ксерокопій тощо, придатних для по-
дальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду ко-
ристування здійснюється в облікових документах довільної
форми.

8.15. Порядок внесення до фонду користування копій до-


кументів, створених у ході виконання інших видів робіт, та
вилучення їх для знищення архів визначає самостійно.

8.16. До фонду користування вносяться копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів вносяться до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично за умови особливої значущості оригіналу документа.

8.17. Обсяги і періодичність перевіряння наявності та
стану копій фонду користування архів визначає самостійно
з урахуванням загального обсягу, складу, умов зберігання
фонду, інтенсивності видавання і частоти відтворення копій.
9. Страхування архівних документів

9.1. Обов’язковому страхуванню власниками підлягають:


документи НАФ, віднесені до унікальних, після погод-
ження ЦЕПК анотованого переліку унікальних документів НАФ і внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

документи, що передаються на депоноване зберігання до архіву;

документи, надані в тимчасове користування за межами
архіву для реставрації, експонування чи іншого користуван-
ня;

в інших випадках, передбачених законодавством.

95

9.2. У разі віднесення документів НАФ до унікальних або реставрування документів НАФ поза місцем їх постійного зберігання страхувальниками є:



архів або фізична особа - власник документів;

за дорученням архіву або фізичної особи - власника документів НАФ - інша юридична або фізична особа.

9.3. У разі надання в тимчасове користування за межами архіву документів НАФ або іншими місцями постійного зберігання документів (експонування, інші види користування) страхувальниками є:

юридична особа, якій було надано в тимчасове користування документи НАФ;

за дорученням юридичної особи, якій було надано в тимчасове користування документи НАФ, інша юридична або фізична особа.

9.4. Страхова ціна документів визначається на підставі їх грошової оцінки. Страхова ціна повинна перевищувати верхню межу аукціонної ціни для відповідної категорії цінності архівних документів.

9.5. Страхування документів здійснюється у порядку, встановленому законодавством для страхування майна.
Факт страхування документів НАФ підтверджується до-


Каталог: filesstatic


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   21




База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2020
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка