Державні стандарти з документаційного забезпечення управління



Скачати 251.15 Kb.
Дата конвертації23.10.2018
Розмір251.15 Kb.
ТипУрок

Урок № 2

Тема: Державні стандарти з документаційного забезпечення управління

Мета уроку:

  • вивчити державні стандарти з документаційного забезпечення управління

  • розвити навички роботи з стандартами документів, оформлення реквизитів

  • виховати інформаційно освічену особу, стиль оформлення ділових документів

Обладнання: ПК, плазмова панель, посібники, роздатковий матеріал

Тип уроку: Вивчення нового матеріалу.

Хід уроку

І. Організаційний момент.

- привітання

- перелік учнів

- інструктаж по техніці безпеки.



ІІ. Актуалізація опорних знань і умінь учнів.

Бесіда за запитаннями:



  • Сутність документа та його визначення.

  • Назвіть загальні та спеціальні функції документа та дайте їх коротку характеристику.

  • Назвіть основні етапи становлення діловодства та охарактеризуйте їх.


ІІІ. Мотивація навчальної діяльності.

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

ІV. Вивчення нового матеріалу.


  1. Класифікація документів

  2. Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства

  3. ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”

  4. Формуляр документів та його основні реквізити

  5. Правила оформлення сторінки

  6. Реквізити адресата.

  7. Вид, дата, адресат документа


V. Закріплення нових знань і умінь.

  • Охарактеризуйте нормативно-методичну базу діловодства, її сутність та склад.

  • Назвіть підстави та значення класифікації документів.

  • Що таке стандартизаці та уніфікація документів, в яких випадках її рекомендують проводити?

  • Трафаретизація документів та її використання при складанні управлінських документів.


VІ. Підсумок уроку.
VІІ. Домашнє завдання.

  • Підготувати реферати та презентації на пройдений матеріал

  • Комова § 2.1 - 2.5


  1. Класифікація документів


Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Передусім відокремлюють певні системи документації та документування.



Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.

Мета класифікації документів полягає у:

- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

- забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;

- підвищенні оперативності роботи з документами.

Види документів за ознаками класифікації та групами


п/п

Ознаки класифікації

Види документів

Примітки та приклади

1

Спеціалізація



Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані

З фінансових питань, з комерційних питань

2

Призначення



Розпорядчі

Документи, які відображають питання оперативного управління організацією

Організаційні

Документи, що регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів

Інформаційні

Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами

3

Місце складання



Внутрішні

Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.

Зовнішні

Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам

4

Напрям руху



Вхідні

Документи, що створені за межами організації та надійшли в організацію

Вихідні

Документи, що створені в організацій, але використовуються за її межами

Внутрішні

Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.

5

Джерела виникнення



Первинні

Характеризують стан підприємства (статистична звітність)

Вторинні

Отримані на підставі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах


6

Форма


Стандарти

Створені за чітко визначеними нормами та правилами, не мають відхилень від зразків

Індивідуальні

Створені за задовільною формою

7

Спосіб виготовлення



Типові

Заяви

Трафаретні

Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповнені

Індивідуальні

Листи, відгуки, реценції

8

Техніка відтворення



Рукописні

Написані від руки

Відтворені механічним способом

Надруковані



На аудіо– та відео плівці

Аудіо– або відеозапис якоїсь події

На дискетах для користування на ПК

Створені для роботи на ПК

9

Ступінь гласності



Цілком секретні

Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах

Секретні

Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах

ДСК (для службового користування)

Зберігаються у сейфах, видаються для роботи відповідно до затвердженого керівником списку

Загальнодоступні

Документи, з якими можуть ознайомитися всі бажаючі без обмежень

10

Складність

Односкладні

Складаються з одного питання

Складні

Містять в собі два або більше питань

11

Стадії створення



Оригінал

Документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копії рівнозначні

Копія

Це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „копія” і завірена в певному порядку. В свою чергу розрізняють 3 різновиди копій:

1. Відпуск – це копія оригіналу документа, що залишається у відправника.

2. Витяг – копія, що відтворює частину оригіналу.

3. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв′язку із втратою оригіналу.



12

Термін зберігання



Постійного зберігання

75 років

Тривалого зберігання

Понад 10 років

Тимчасового зберігання

До 10 років



13

Зміст


Організаційно-розпорядчі

Документи для оперативного управління установою

Фінансово-облікові

Відображають ведення обліку в організації

Постачальницько-збутові

Відображають аспекти господарської діяльності установи

14

Термін виконання



Термінові та дуже термінові

До 10 днів



Звичайні, безстрокові

До 30 днів

15

Засоби фіксації (відбиття)



Письмові (рукописно-друковані)

Охоплюють усі рукописні та машинописні документи

Графічні

Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани

Фото-, кіно-, фотодокументи

Дають можливість зафіксувати ті об′єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами неможливо.

Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад, засідань тощо.



16

Юридична сила



Справжні

Бувають:

- дійсними;

- недійсними, тобто втратили юридичну силу. Наприклад, договір.


Підробні

Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки

17

Походження



Службові

Стосуються інтересів підприємств та організацій

Особисті

Стосуються певної особи, імені

18

Ступінь обов′язковості



Директивні

Потребують обов′язкової відповіді, виконання

Інформаційні

Виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома

19

Найменування

Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи, довідки, плани тощо





  1. Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства


Діловодство є однією із важливих функцій діяльності будь-якої установи, організації чи підприємства.

Сьогодні обов'язковість документування інформації визначена Законом України «Про інформацію», де сказано: «Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який встановлено органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів».

Діловодство базується на нормативно-методичній базі, тобто комплексі нормативних правових актів організаційного та інструктивного характеру, а також методичних документів, що визначають порядок створення документів та організацію роботи з ними. Нормативне регулювання діловодства повинно охоплювати усі рівні управління.

Нормативні та методичні документи, які регулюють діловодство в установі розробляються на підставі відповідних законодавчих та нормативних правових актів, що приймаються на державному рівні, а також відповідними міністерствами та відомствами.

В установі для правильної організації діловодства розробляється власна нормативно-методична база – документи організаційного, інструктивного, методичного характеру, що використовуються в діяльності діловодних служб, структурних підрозділів та працівників, а саме: положення про діловодну службу установи, посадові інструкції працівників, Інструкція по діловодству, табель та альбом уніфікованих форм документів, що використовуються у діяльності установи, правила підготовки та оформлення управлінських документів, інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян, про роботу з документами, що містять конфіденційну інформацію тощо.

Законодавчі акти, що стосуються окремих сторін документування і нормативно-методичні документи, що регламентують ведення діловодства, видавались ще в радянський період. Але, сьогодні поряд із ними існують і свої українські акти, які регламентують український документ, що основними. Тому доцільним буде розгляд як радянських, так і українських нормативних актів:



а) Єдина державна система діловодства

Єдина державна система діловодства відіграє неабияку роль у справі впорядкування роботи з документами в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни. Вона затверджена Державним комітетом Ради Міністрів СРСР 4 вересня 1973 р. І відтоді є чинною.

Єдина державна система діловодства — це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

У ній можна визначити чотири основних напрями управлінської діяльності апарату:

  • э уніфікація і стандартизація документів;

  • раціональна організація документообігу і поточного зберігання документів;

  • економіка, планування й організація праці працівників, що ведуть діловодство;

  • автоматизація та механізація управлінської діяльності.

У 1973 p., коли була створена ЄДСД, тільки починалось введення електронно-обчислювальної техніки, тому основні положення її базувались в основному на механізації процесів складання та оформлення документів. Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ДЕСТи стали основними нормативно-методичними документами, на основі яких організовувалось обслуговування діловодства в країні у 70 — 80-х роках. Введення ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дало змогу їм зробити документаційне обслуговування відносно одноманітним, а й склало передумови для активного переходу до АСУ.

Основне завдання ЄДСД — сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності держапарату на різних рівнях управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов'язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Створенню ЄДСД передувало всебічне вивчення систем діловодства в різних ланках державного апарату з метою визначення загальних закономірностей у роботі з управлінськими документами, а також виявлення можливостей, меж і масштабів системного упорядкування однотипних операцій у діловодстві.

Характерна особливість цієї системи полягає в тому, що вона базується на узагальненні передової теорії і практики застосування найпрогресивніших форм і методів роботи з документами.



Перша частина Основних положень ЄДСД присвячена методиці й техніці роботи з документами. В ній сформульовані вимоги й рекомендації з питань підготовки службових документів, здійснення контролю за виконанням документів та групування їх у справи.

Найважливішими у цій частині є положення, що встановлюють порядок підготовки і видання організаційно-розпорядчих документів; правила організації проходження документів, методику створення карткової форми обліково-довідкового апарату; застосування перфокарт для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів; уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.

Форма документів, спосіб розташування реквізитів повинні відповідати вимогам.

Комплекс основних положень ЄДСД, який визначає і регламентує організацію процесів діловодства, стосується всіх установ, організацій та підприємств. У той же час основні положення ЄДСД поширюються на організаційно-розпорядчу документацію, яка створюється в усіх ланках системи державного управління, на підприємствах і в установах, у процесі діяльності управлінського апарату вищих і місцевих органів державної влади і органів державного управління, суду, прокуратури, громадських організацій.

б) Інструкція з діловодства

Інструкція по діловодству – це правовий акт, що встановлює технологію створення або отримання документів, їх обробки, зберігання чи використання в поточній діяльності установи.

Вона повинна бути у кожній установі, організації, закладі, на підприємстві, фірмі тощо.

Розробляється інструкція на основі державних нормативних документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації, Типової інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах України тощо.

Інструкція з діловодства конкретної організації, установи, фірми завжди індивідуальна, враховує всі особливості як складу документів, так і технології їх обробки. Інструкція з діловодства встановлює загальні правила роботи з управлінською документацією, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передачі до архіву.

Складаючи таку інструкцію, за основу потрібно взяти Типову інструкцію з діловодства в міністерствах та відомствах України, використати з неї структуру й окремі загальні моменти, що є обов'язкові для будь-якої установи.

Нормативні акти в галузі діловодства не визначають структуру інструкції з діловодства та її типовий зміст, методичні документи по її розробці також відсутні, тому при відсутності типової інструкції працівники діловодної служби, які складають інструкцію з діловодства, стикаються з багатьма труднощами.

Склад розділів інструкції по діловодству, їх послідовність, наявність додатків визначаються її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відображали усі стадії роботи з документами від їх створення чи отримання до виконання, відправки чи передачі до архіву. Основними розділами інструкції можуть бути:

1. Загальні положення.

2. Підготовка службових документів

2.1. Загальні вимоги

2.2. Фірмові бланки

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів

3. Оформлення окремих видів документів

3.1. Наказ

3.2. Протокол

3.3. Службовий лист

3.4. Акт (можуть бути визначені різні види документів відповідно від специфіки діяльності установи)

4. Порядок погодження документів

5. Порядок підписання документів

6. Виготовлення документів за допомогою комп’ютерної техніки

7. Організація документообігу

7.1. Прийом, обробка, проходження отриманих документів

7.2. Реєстрація та облік документів, побудова довідкового апарату

7.3. Організація роботи з вихідними документами

8. Контроль за виконанням документів

9. Робота виконавця з документами

10. Організація зберігання документів

10.1. Порядок зберігання документів

10.2. Складання та ведення номенклатури справ

10.3. Формування справ

10.4. Оформлення справ

10.5. Оперативне зберігання справ

10.6. Передача справ на архівне зберігання

11. Розмноження документів

12. Зберігання, облік та використання бланків, печаток, штампів

Слід відмітити, що інструкція по діловодству залежно від специфіки діяльності установи, її структури, порядку проходження документів, технічних засобів, які використовуються, та інших факторів може бути доповнена іншими розділами, наприклад: документування діяльності колегіального органу; оформлення листів, що надсилаються за кордон; використання електронної пошти тощо.

Інструкція повинна бути в кожному підрозділі, де кожний працівник установи повинен ознайомитись з нею під розписку.

Отже, головним призначенням інструкції по діловодству є встановлення загальних правил та єдиного порядку документування та організації роботи з документами в установі. Мета інструкції – це удосконалення роботи з документами, зменшення кількості та підвищення якості підготовки документів, впорядкування документообігу та оптимізація управлінського труда.

в) положення про службу діловодства

Кожний структурний підрозділ на підприємстві повинен діяти на підставі положення про цей структурний підрозділ. Діловодні служби в установах також діють на підставі положення про них.



Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів, а також установ, організацій, підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення про структурний підрозділ розробляється на підставі наказу директора підприємства керівником підрозділу, ним же підписується, узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором, У положенні визначається правовий статус, завдання, функції, права та обов'язки підрозділу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, яка зазначена у розпорядчому документі, яким затверджено положення.



г) посадові інструкції працівників служби діловодства

Посадова інструкція – головний організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність працівників діловодної служби, визначає їх права, положення в організації, характер роботи. Працівник керується цим документом у своїй діяльності, взаємовідношеннях з іншими працівниками.

У діловодній службі повинно бути чітке розмежування обов′язків між усіма робітниками, при цьому з детальним описом виконуваних процедур та закріплення їх в документах. Таким документом для кожного працівника є розгорнута посадова інструкція.



д) табель уніфікованих форм документів установи – це перелік дозволених до використання форм документів, які необхідні та достатні для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та погодження.

е) альбом уніфікованих форм документів установи – сукупність уніфікованих форм документів, що використовуються в діяльності установи відповідно до табелю уніфікованих форм документів.


  1. ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”


ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується під час проведення розпорядчої та виконавської діяльності органів державної влади, а також підвідомчих їм підприємств і організацій. Його введено в дію з 1 січня 2004 року.

ДСТУ 4163-2003 у лаконічній формі викладає основні правила оформлення організаційно-розпорядчих документів. Відмітною ознакою цього стандарту від попередніх стандартів є зміна його структури.

Першим розділом встановлюється максимальна кількість реквізитів (обов'язкових елементів документів), а також їх зміст та порядок розташування на стандартних аркушах паперу форматів А4 та А5.

Оформлення обов'язкової частини документа, що підтверджує його юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів, викладено у другому розділі дер­жавного стандарту «Вимоги до бланків». Встановлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів є припустимим, якщо цих документів створюється понад 200 на рік. Якщо бланки використовуються для оформлення документів кількома мовами, його заголовкова частина має бути продубльована цими мовами.

Практика доводить, що оформлення текстів управлінських документів є найскладнішим і найбільш трудомістким завданням документування управлінської діяльності.

У заключному розділі ДСТУ викладено вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкуючих пристроїв. Ці вимоги розраховані на використання їх не тільки під час машинописного створення документів, а й при виготовленні документів іншими видами сучасних пишучих пристроїв.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом встановлено нові розміри полів: ліве поле — 30 мм , верхнє — не менше 20 мм, праве й нижнє — не менше 10 мм.

Додаток 1


реквизит 11

Додаток 2


стандарт%202
  1. Формуляр документів та його основні реквізити


Важливе   місце   в   діловодстві   належить   правилам   оформлення документів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.



Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. (Див. мал. ІД):

1. Державний герб.

2.  Емблема організації,

3.  Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7   Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8.  Назва структурного підрозділу.

9.  Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.


http://buklib.net/image/1/image002.jpg

Мал. 1. Поздовжнє розташування реквізитів документів.


http://buklib.net/image/1/image003.jpg

Мал. 2 Поперечне розташування реквізитів документів.


  1. Правила оформлення сторінки


Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.


  1. Реквізити адресата.


Реквізити 1-9 стосуються автора документа таж званого адресанта.

1.   Державний герб. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.

2.    Емблема організації або підприємства - найчастіше використовується товарний знак (знак обслуговування). Наприклад, охорони здоров'я, торгово-промислова палата (чаша з крилами Меркурія), підприємства - постачальники (товарні знаки).

3.    Зображення державних нагород (Московське торговельне об'єднання "Дитячій світ", Вінницький універмаг).

4.   Код підприємства, установи або організації за класифікатором підприємства та організації - верхній правий кут

5.   Код форми документа за класифікатором управлінської документації - нижче коду організації, верхній правий кут.

6.   Назва вищої організації або засновника.

7.   Повна назва автора документа.

8.    Назва структурного підрозділу.

Це реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство.

Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячій світ", кооператив "Меркурій")

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телефону, факсу, рахунку у банку розміщуються тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні відповідати поштовим правилам міністерства зв'язку.



254 105, прості. Миру , тел. 559 - 61 - 00, факс 552 - ЗО - 84;

р/р № 117432981 в Укрінбанку м. Київ МФО 106128.

Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-грошових операцій та вивільнення від постійної інформації тексту документа.

Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та його номер службового телефону вміщують у нижньому лівому куту лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа. Нижні вказують на індекс друкарки (перші літери прізвища та ім'я), кількість надрукованих примірників та дату друкування.

Короленко 20 501 465

НК з 10.08.1991

  1. Вид, дата, адресат документа


Назва виду документу - один з обов'язкових реквізитів. Наприклад; АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ.

Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог.

Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.



04.03.99 -четверте березня 1999р.

Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.



04.03.99 -третє квітня 1999р.

Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.

У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).

Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.

На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

12. Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.

Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.

Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.

Гриф обмеження доступу до документа / «секретно», «Для службового користування» / розмінується в загаловочній частині документа.

Адресат /кому направляємо документ/. Документ  адресується установі,  організації, підприємству або їх структурному підрозділу /У називному відмінку

Міністерство фінансів України
Планово-економічне управління
Відділ праці та заробітної плати
Можна адресувати документ посадовій особі:
/посада у давальному      відмінку /           


Київське виробниче об'єднання «Оболонь»
Можна адресувати конкретній посадовій особі:


Дарницький шовковий комбінат
/посада та прізвище -      у загальному відмінку/ 


Заміснику директора      т. Сидоренко Н.С.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:

Директору Київського торгового об'єднання «Дитячий світ» т. Полутовій С. Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа займає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів

Подільського району м. Києва.

Якщо один і той документ розсилається кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі / їх має бути не більше 4-х /. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки. Зазначення на документах кількох адрес має на меті - проінформувати кожного одержувача про осіб в установах, яким одночасно направлено цей документ.

Кожну складову частину адресата - найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, найменування прізвища одержувача - пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставляться, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.



Якщо документ надсилається приватній особі / відповіді на заяви або листи трудящих / - спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали. До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса, яка позначається у повній відповідності о поштових правил Міністерства зв'язку: спочатку поштовий індекс, потім республіка, край, область, місто, /район, село/, вулиця, номер будинку, квартира. Коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.
Каталог: wp-content -> uploads -> 2017
2017 -> Методичні рекомендації до виконання самостійної роботи самостійна робота студентів
2017 -> Навроцька Юлія Вячеславівна, доцент кафедри цивільного права та процесу, кандидат юридичних наук, доцент робоча програма
2017 -> Навроцька Юлія Вячеславівна, доцент кафедри цивільного права та процесу, кандидат юридичних наук, доцент робоча програма
2017 -> Зарубіжна історіографія
2017 -> Навчально-методичний комплекс
2017 -> Програма для загальноосвітніх навчальних закладів
2017 -> Програма навчальної дисципліни
2017 -> Методичні рекомендації до самостійної роботи з дисципліни «основи екології»

Скачати 251.15 Kb.

Поділіться з Вашими друзьями:




База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2020
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка