Правила оформлення тексту документа. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь



Дата конвертації17.01.2018
Розмір445 b.
ТипПравила


ДОКУМЕНТ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

  • Поняття про документ.

  • Структура документа.

  • Правила оформлення тексту документа.


Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

  • Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

  • Письмове свідоцтво, що підтверджує особу;

  • Письмовий твір, грамота, рисунок тощо як свідчення про щось історичне, важливе;

  • Форматований паперовий носій даних.



матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

  • матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.



надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій.

  • надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій.

  • Це його зовнішня і внутрішня структури.



Внутрішня структура документа

  • Внутрішня структура документа

  • це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію.

  • Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.



За походженням :

  • За походженням :

  • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

  • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.



За місцем виникнення:

  • За місцем виникнення:

  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;



За призначенням:

  • За призначенням:

  • організаційні,

  • розпорядчі,

  • довідково-інформаційні,

  • обліково-фінансові,

  • господарсько-договірні,

  • щодо особового складу



За формою:

  • За формою:

  • стандартні це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

  • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).



За строками виконання:

  • За строками виконання:

  • звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

  • термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).

  • дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;



За стадіями створення:

  • За стадіями створення:

  • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

  • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

  • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг;

  • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.



Штамп – це сукупність постійних реквізитів, відтворених як єдиний блок

  • Штамп – це сукупність постійних реквізитів, відтворених як єдиний блок



Реквізит – основний компонент документа.

  • Реквізит – основний компонент документа.

  • Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.

  • Бланк – це друкована стандартна форма документа з постійними реквізитами.





головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

  • головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

  • У вступі адресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причини укладання документа, історія питання та ін.)

  • У доказі розкривається суть питання.

  • У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.



це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового паперу.

  • це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового паперу.

  • Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.



це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

  • це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

  • Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення.

  • Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.



Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить … Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

  • Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить … Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів;

  • Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у порядку обміну досвідом…;

  • Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення: враховуючи,…, беручи до уваги…;

  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення).



Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…;

  • Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…;

  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…;

  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…, пропоную;

  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км;

  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д.



Пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків.

  • Пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків.

  • Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків. У документах заголовок пишеться з малої літери, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

  • Крапка після заголовка не ставиться.



ПОЛОЖЕННЯ

  • ПОЛОЖЕННЯ

  • про Раду з питань мовної політики

  • або

  • Про внесення доповнень до Положення....

  • ПОСТАНОВА



Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр.

  • Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр.





це додаткове пояснення до тексту.

  • це додаткове пояснення до тексту.

  • Слово „Примітка” пишуть малими літерами від лівого поля. В кінці слова ставлять крапку (якщо одна примітка) або двокрапку (якщо декілька приміток).



це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо).

  • це доповнення тексту довідковими матеріалами (довідки, таблиці, креслення, копії документів тощо).

  • Оформлюють аналогічно примітці. В кінці слова „Додаток” завжди ставлять двокрапку.




Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка