Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів



Сторінка4/12
Дата конвертації23.10.2017
Розмір2.72 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12
Тема 3. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АПТЕКИ З ТОВАРНИМИ ЗАПАСАМИ
Актуальність теми. Своєчасне та якісне лікарське забезпечення населення і лікувально-профілактичних закладів залежить від наявності в аптеці необхідних лікарських засобів і виробів медичного призначення необхідної якості в необхідній кількості в необхідний час за доступними цінами. Тому фармацевтичний фахівець повинен володіти знаннями про закономірності розвитку системи постачання аптек товарами, вміти виз­начати поточну потребу в них, здійснювати пошук постачальників, об­ґрунтовано оформляти замовлення, правильно приймати та зберігати товар в аптеці, визначати відпускну вартість для прийнятих лікарських засобів і виробів медичного призначення, проводити їх відпуск.
3. 1. Визначення поточної потреби та організація замовлення лікарських засобів
Як відомо з попередньої теми, аптека – це заклад охорони здоров'я, основним завданням якого є забезпечення населення, лікувально-профілактичних закладів та інших установ, підприємств і організацій лікарсь­кими засобами і виробами медичного призначення. З цією метою апте­ка повинна мати в наявності як мінімум обов'язковий асортимент лікарських засобів, тобто запаси товару для забезпечення безперервної і ритмічної роботи.

Товарний запас – це маса лікарських засобів і виробів медичного призначення, яка перебуває у сфері обігу та підлягає реалізації. Він за­безпечує безперервність лікарського забезпечення населення та ліку­вально-профілактичних закладів. Форма товарного запасу набувають лікарські засоби і вироби медичного призначення, які перебувають між актами купівлі і продажу (схема 3.1).




Схема 3. 1. Формування товарних запасів аптеки

До товарних запасів аптеки належать:



  • товари, які є в наявності в аптеці та її відокремлених структурних підрозділах;

  • товари, закуплені та оплачені аптекою і залишені на відповідальне зберігання у постачальників;

  • товари, здані на переробку (наприклад, лікарська рослинна сировина).

Організація роботи з товарними запасами – це процес балансування між двома взаємовиключними тенденціями: скорочення сумарних витрат, спрямованих на утримання запасів, і забезпечення наявності запасів, достатніх для безвідмовної реалізації. При цьому збільшення товарних запасів за кількістю та якістю доцільне доти, поки економічний ефект перевищує витрати з утримання додаткових запасів і відволікання обі­гових коштів.
Визначення поточної потреби
Важливим розділом організаційної роботи аптеки є правильне виз­начення поточної потреби в лікарських засобах і виробах медичного призначення. Для визначення мінімальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

Для реалізації асортиментної політики необхідно постійно здійснюва­ти контроль товарних запасів. Він полягає у підрахунку запасів, наявних у конкретному місці зберігання, а також у відстеженні процесу їх збільшен­ня чи зменшення. Для цього використовують журнал обліку відмовлень, який ведеться безпосередньо в торговому залі, а також журнали обліку дефектури при наявності в аптеці окремого відділу запасів. Крім цього, велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чи іншого лікарського засобу або виробу медичного призначення.

Поточний облік товарних запасів виявить, скільки товару ще є в на­явності, але не визначить термінів і обсягів нових закупок. Для того тре­ба визначити:



  • темпи продажу лікарського засобу (середній попит);

  • тривалість часу між перевіркою товарних запасів;

  • резервні запаси в разі відхилення рівня попиту протягом закупі­вельного періоду;

  • прогнозований залишок препарату в аптеці на день поставки.


Формула кількісного обсягу замовлення
Для встановлення кількісного обсягу замовлення використовують таку формулу:

КОЗ = (ППТЗ + ПОЗ) х СДНП + РЗ – З,

де КОЗ – кількісний обсяг замовлення конкретного препарату;

ППТЗ – періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

ПОЗ – період отримання замовлення;

СДНП – середньоденний норматив продажу лікарського засобу;

РЗ – його резервний запас;

З - прогнозований залишок на день поставки.
Наприклад, кожних шість днів здійснюється перевірка товарних за­пасів і оформлення замовлення, ще три дні йде на отримання замовлен­ня і за розрахунками щоденно продається п'ять упаковок препарату А, бажаний резервний запас відповідає середньоденному попиту, залишок на день поставки становитиме п'ять упаковок цього препарату. Таким чином, аптека має замовити: КОЗ = (6 + 3)х5 + 5 – 5 = 45 упаковок препарату А.

Розглянута формула може бути застосована у випадках, коли попит медикаментів різко не змінюється за достатньо великий інтервал часу, тобто для них характерний високий і середній рівень передбачуваності споживання.


Характеристика постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення
Якщо визначено, що, коли і скільки необхідно замовити аптеці, то на­ступним завданням є знаходження потенційного постачальника. В якості постачальників виступають заводи-виробники і оптові фармацевтичні фірми (схема 3.2).

Базовими виробниками лікарських засобів в Україні є: "ФФ "Дарни­ця", "Київмедпрепарат" (обидва – Київ), "ФК "Здоров'я" (Харків), "Фар-мак", "Борщагівський ХФЗ", "Індар" (всі – Київ), "Біостимулятор" (Оде­са), "Галичфарм" (Львів), "Київський вітамінний завод" (Київ), ДЗ ДНЦЛЗ (Харків). До основних вітчизняних виробників виробів медич­ного призначення належать: "Гемопласт" (Білгород-Дністровський Одеської обл.), "Кампус Коттон Клаб" і "Київгума" (обидва з Києва), "Ватфарм" (Черкаси), "Сарепта-Віскопласт" (Донецьк), "Фармсервіс" (Запоріжжя), "Поліком" (Брошнів Івано-Франківської обл).

Проте безпосередня співпраця аптек з виробниками напряму, хоча у них і нульова торгівельна націнка, ускладнена тим, що:

по-перше, мінімальна сума угоди та/або мінімальна партія поставки є для значного числа аптек настільки великою, що при нестачі обігових коштів спричиняє до неможливості закупки необхідного товару;

по-друге, закупка може призвести до затоварювання аптеки лікарсь­кими засобами того чи іншого виробника, який, як правило, має малий асортимент;

по-третє, територіальна віддаленість виробників для більшості аптек не сприяє оперативності поставок товару.

Тому більшість аптек звертаються до оптових посередників, оскіль­ки вони працюють з широким асортиментом лікарських засобів і ви­робів медичного призначення. Крім цього, оптові фармацевтичні фірми в абсолютній більшості є ближчими до аптек, ніж виробники, можуть здійснювати дрібні поставки, характеризуються гнучкістю стосовно термінів поставок, надають товарний кредит, і все це при невисокій торгівельній надбавці до оптової ціни виробника (митної вартості) за посе­редницькі послуги. За даними дослідження, аптека у середньому співпра­цює з 22 постачальниками при розмаху варіації від 4 до 76 контрагентів. Істотна їх частина - це оптові фармацевтичні фірми.

Заданими опитування, найпопулярнішими оптовими посередниками є: "Оптіма-фарм", "ВВС-лтд", "Альба Україна", "БаДМ", "Фалбі", "Артур-К"; "Елегант-фарм", "Гедеон Ріхтер – Укрфарм" (всі – Київ), "Об­ласна аптечна холдингова компанія" (Донецьк),"Фармвест" (Дніпропет­ровськ). Більшість з них – це національні дистрибутори. На сьогодні спостерігається зростання частки національних і міжрегіональних опто­вих посередників у територіальних ринках, проте роль регіональних та місцевих фірм усе ще значна.

Детальніше про постачальників описано в підрозділі 1.2.


Критерії вибору постачальника, можливі форми оплати товару і чинники, від яких залежить розмір торгівельної націнки
Інформацію про постачальників працівники аптек отримують:

  • безпосередньо при контакті з торговим агентом;

  • з матеріалів фахового періодичного друку (тижневик "Еженедельник "Аптека", журнали "Провизор" і "Аптека Галицька" тощо);

  • з реклами в популярній та загальноділовій пресі;

  • спілкуючись з колегами;

  • з рекламних проспектів та буклетів;

  • завдяки телебаченню;

  • на спеціалізованих медичних виставках тощо.

Основними критеріями вибору постачальників є:

  1. асортимент лікарських засобів і виробів медичного призначення;

  2. ціна і розмір торгівельної націнки;

  3. форма оплати;

  4. сервісні послуги;

  5. територіальна наближеність (тут варто зауважити, що багато фірм
    доставляють товар в будь-які регіони країни або мають там філіали).

Розмір торгівельної націнки на товар може залежати від:

  • форми оплати;

  • форми доставки;

  • партії товару;

- наявності операцій стосовно просування нових лікарських засобів
фірмами-виробниками.

Можливими формами оплати товару є: попередня оплата, оплата за фактом отримання товару, відтермінування платежу або товарний кре­дит, тобто відпуск товару під реалізацію на певну кількість банківських чи календарних днів.

Сервісні послуги постачальника включають:

  • наявність необхідних ліків;

  • зручність подання, час і точність виконання замовлення;

  • гарантія своєчасної доставки;

  • по стадійне інформування про виконання замовлення;

  • стан доставлених ліків;

  • можливості комп'ютерної мережі підприємства;

  • післяпродажне супроводження товару (можливість повернення);

  • процедура розгляду скарг та вимог.

Правовим документом, що оформляє процес купівлі-продажу, є пись­мова угода. В ній вказується предмет угоди, порядок розрахунку, термін виконання, обов'язки сторін, порядок розгляду суперечок, інші моменти. Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продав­цем-постачальником та покупцем-аптекою).

Основою для комплектації товару постачальником аптеці є замов­лення на отримання товару. Воно може бути подане різними шляхами: усно безпосередньо у постачальника, телефонограмою, факсом, елект­ронною поштою, письмово на паперовому носії.


Особливості замовлення наркотичних та психотропних речовин і прекурсорів списку № 1
Необхідно підкреслити, що для отримання наркотичних та психотроп­них засобів, прекурсорів списку № 1, спирту етилового в масі "ангро" треба обов'язково оформляти письмові вимоги-замовлення встановле­ної форми, підписані завідувачем аптеки (або його заступником) та заві­рені круглою печаткою цього закладу. Такі вимоги, а також рахунки-фактури постачальника виписуються окремо від замовлень на інші лікарські засоби та вироби медичного призначення, причому кількість замовлених і відпущених лікарських засобів вказується словами.

Відпуск наркотичних і психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку № 1 здійснюється за окремими дорученнями типової форми № М-2, оформленими у встановленому порядку із зазначенням в них най­менувань і кількостей (словами) всіх отриманих засобів. Термін дії та­кого доручення не більше 10 календарних днів. Разом з дорученням подається паспорт.

Замовлення наркотичних і психотропних лікарських засобів, прекур­сорів списку № 1 можуть здійснювати лише державні та комунальні заклади охорони здоров'я, де обладнані спеціальні кімнати для зберіган­ня цих препаратів. Перелік таких закладів затверджується керівниками управлінь охорони здоров'я або аптечних управлінь місцевих держад­міністрацій чи ДКП "Фармація".
3.2. Організація приймання товару в аптеці
Приймання товару від постачальника в аптеці здійснює комісія або відповідальна особа (уповноважена особа), що призначена наказом заві­дувача аптеки.

Організація проведення вхідного контролю якості лікарських засобів в аптеках регламентується наказам МОЗ України № 436 від 30. 10. 2001 р.



Вхідний контроль якості лікарських засобів в аптеках здійснює уповноважена особа, яка повинна мати вищу або середню фармацевтичну освіту. її прізвище, контактний телефон та форму зв'язку (телефон, факс, електронна пошта) слід повідомляти обласній (міській) державній інспекції з контролю якості лікарських засобів (далі – територіальній інспекції). До компетенції уповноваженої особи належить підготовка та оформлен­ня висновку щодо результатів вхідного контролю якості серій лікарських засобів з відміткою про передачу їх до реалізації.
Обов'язки уповноваженої особи аптеки стосовно вхідного контролю якості лікарських засобів
Головними обов'язками уповноваженої особи є:

  • перевірка лікарських засобів, які надходять в аптеку, і супровідних документів – накладних (з обов'язковим зазначенням назви, дозуван­ня, лікарської форми, номера серії, кількості, найменування виробника), сертифікатів якості виробників, даних про реєстраційний статус лікарського засобу;

  • оформлення висновку вхідного контролю якості лікарських засобів;

  • ведення реєстру лікарських засобів, які надійшли до суб'єкта господарської діяльності;

  • перевірка наявності в аптеці неякісних та фальсифікованих серій лікарських засобів згідно з інформацією територіальної інспекції;

  • надання територіальній інспекції повідомлень про виявлені неякісні та фальсифіковані лікарські засоби або про які є підозра щодо їх якості. Призупинення торгівлі такими лікарськими засобами;

  • погодження внутрішнього порядку обігу лікарських засобів.


Методика вхідного контролю в аптеці
Вхідний контроль якості лікарських засобів, які надходять в аптеку, полягає в тому, що:

  1. Закуповувати і одержувати лікарські засоби слід тільки в суб'єктів, які мають діючі ліцензії на право оптової торгівлі. Копії таких ліцензій додаються до угод про постачання і зберігаються у завідувача аптеки чи уповноваженої особи з усім комплектом документів.

  2. Одержані аптекою лікарські засоби повинні пройти візуальний контроль уповноваженою особою, позитивний письмовий висновок якої є дозволом на реалізацію цих лікарських засобів.

  3. Уповноважена особа перевіряє відповідність одержаних лікарських засобів супровідним документам щодо кількості, дозування, номерів серій, термінів придатності, реєстраційного статусу, назви, лікарської форми, виробника. Кожна серія лікарських засобів повинна супроводжуватися сертифікатом якості, що видається виробником, завіреним печат­кою останнього постачальника. Лікарські засоби, перелічені нижче, по­винні додатково супроводжуватися сертифікатом аналізу, що виданий лабораторією, яка підпорядкована або уповноважена територіальною інспекцією.

  1. Групова тара, зовнішня (вторинна) та внутрішня (первинна) упа­ковки, маркування, листок-вкладка, зовнішній вигляд без розкриття упа­ковки перевіряються на цілісність, однорідність, наявність пошкоджень, якість пакувальних матеріалів. При потребі, якщо виникла підозра щодо якості, лікарські засоби перевіряються з розкриттям упаковок стосовно розмірів, форми, кольору, однорідності, кількості одиниць в упаковці, наявності забруднень.

  2. При позитивному результаті вхідного контролю уповноважена особа передає одержані серії лікарських засобів в реалізацію.

  3. При негативному результаті вповноважена особа складає акт про виявлені дефекти, який є підставою для повернення партії постачальни­ку. Копія акта подається у територіальну інспекцію, яка після проведен­ня додаткової перевірки та вибіркового лабораторного аналізу вживає заходів щодо інформування інших аптек про виявлені неякісні або фальсифіковані лікарські засоби та контролює дії постачальника щодо їх зни­щення, утилізації або повернення (у разі неякісних серій) виробнику.

  4. У разі виникнення сумніву щодо якості лікарських засобів при виконанні візуального контролю вповноважена особа відбирає зразки сумнівних лікарських засобів та направляє їх у територіальну інспекцію для проходження лабораторних досліджень. На час проведення таких досліджень, до остаточного вирішення питання про їх якість, серія сумнівних лікарських засобів перебуває у карантині, ізольовано від інших лікарських засобів, з позначенням "Торгівля заборонена до окремого розпорядження".

Лікарські засоби, що надійшли в аптеку, оприбутковуються в день надходження за їх фактичною кількістю.
Перелік ліків, які підлягають обов'язковій лабораторній перевірці:


  • субстанції, що використовуються в аптеках для виготовлення парентеральних лікарських форм і ліків, що застосовуються в очній прак­тиці (за всіма параметрами аналітико-нормативної документації – АНД);

  • наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори, які підлягають спеціальному контролю згідно з чинним законодавством;

  • лікарські засоби, що використовуються для наркозу, зокрема, інгаляційного (за винятком кисню і закису азоту);

  • рентгенконтрастні засоби, у т. ч. барію сульфат;

  • протитуберкульозні препарати (зокрема, комбіновані), що містять римфаміцин, ізоніазид, етамбутол, піразинамід.


Залишковий термін придатності
У відповідності з основними умовами поставки медичної продукції лікарські засоби аптеці повинні відпускатися з залишковим терміном придатності не менше 60%, а бактерійні препарати – не менше 40%. При цьому лікарські засоби з терміном більше 2 років повинні мати за­лишковий термін придатності не менше 1,5 року. Лікарські засоби з мен­шим залишковим терміном придатності постачальник може відпустити лише за згодою аптеки, що обумовлюється в угоді. При прийманні ме­дикаменти з залишковим терміном придатності менше одного року обо­в'язково реєструються в журналі обліку лікарських засобів з обмеже­ним терміном придатності або шляхом ведення відповідної картотеки.
Особливості приймання наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів списку № 1
Обов'язковою умовою для відпуску з аптечних складів наркотичних і психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку № 1 повинна бути наявність у аптеки службового автотранспорту. Номер машини повинен бути вписаний у вимогу-замовлення і в рахунки-фактури. При транспор­туванні, крім водія, повинна бути супроводжуюча особа. В межах міста, району транспортування дозволяється без супроводу міліції. При відсут­ності в аптеки службового транспорту наркотичні, психотропні лікарські засоби та прекурсори списку № 1 доставляються транспортом аптеч­ного складу.

Для приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів та прекурсорів списку № 1 наказом завідувача аптеки створюється постійна комісія (в складі не менше трьох осіб) під головуванням заступника заві­дувача. При відсутності останнього – комісію очолює завідувач аптеки. Комісія повинна здійснювати суцільні перевірки найменувань, кількості, ваги тощо всіх наркотичних і психотропних лікарських засобів та прекурсорів списку № 1, що надійшли в аптеку, на відповідність даним, вка­заним у рахунках-фактурах.

Аптечні фахівці, які отримують зазначені засоби з аптечних складів, повинні розписатися на всіх примірниках рахунків-фактур для засвідчення факту отримання таких засобів. Під копіювальний папір розписуватися не дозволяється.

При прийманні наркотичних і психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку № 1 у вигляді порошків, таблеток чи драже (ангро) чле­ни комісії повинні мати на увазі, що ці препарати повинні відпускатися лише в опечатаному вигляді. На кожній упаковці має бути етикетка із зазначенням назви аптечного складу, найменування лікарського засобу, номера і дати аналізу, номера і дати фасування та підпису особи, яка фасувала даний препарат. Відпуск вказаних засобів, упакованих безпо­середньо в папір чи целофан, категорично забороняється.

Результати цих перевірок оформляються письмовими актами відпо­відної форми, незалежно від наявності чи відсутності розходжень. Акт повинні підписати усі члени комісії і він повинен зберігатися разом з рахунком-фактурою.

При наявності розходжень у вазі наркотичних і психотропних лікарсь­ких засобів та прекурсорів списку № 1 в масі "ангро" аптека повідомляє про це у день отримання або не пізніше наступного дня телефоном, фак­сом, телетайпом чи телеграмою.

Претензії на бій ампул, брак (їх недостатнє наповнення, нечітке мар­кірування тощо), термін придатності чи нестачу кількостей тощо повинні бути заявлені в момент отримання вказаних засобів.

Як вже було сказано вище, усі лікарські засоби, що поступили в апте­ку облікуються уповноваженою особою в "Реєстрі лікарських засобів, які надійшли до суб'єкта господарської діяльності", де вказується:



  • номер запису;

  • найменування постачальника та номер ліцензії на право здійснюва­ти оптову реалізацію;

  • номер і дата накладної;

  • назва лікарського засобу, його лікарська форма, дата реєстрації та
    номер реєстраційного посвідчення;

  • найменування виробника;

  • номер серії, номер і дата сертифіката якості виробника;

  • кількість одержаних упаковок;

  • термін придатності лікарського засобу;

  • результат контролю уповноваженої особи.


Основні претензії до постачальників
Найчастіше фахівці аптек виставляють до постачальників такі претензії:

  • інструкції про застосування лише на іноземній мові;

  • незадовільний асортимент;

  • незадовільна ціна;

  • відсутність сертифікатів якості;

  • несвоєчасність і зриви поставок;

  • підробки сертифікатів якості;

  • великий обсяг мінімальної партії;

  • малий залишковий термін придатності лікарських засобів.


3.3. Організація зберігання лікарських засобів і виробів медичного призначення
Зберігання лікарських засобів і виробів медичного призначення регламентується наказом МОЗ України № 44 від 16.03.93 р. та деякими іншими нормативними документами.
Основні принципи організації зберігання лікарських засобів і виробів медичного призначення
Зберігання лікарських засобів в аптеках здійснюється за такими принципами:

1. У відповідності до токсикологічних груп:



  • наркотичні, психотропні лікарські засоби і прекурсори списку № 1;

  • список А – отруйні препарати;

  • список Б – сильнодіючі ліки;

  • список В – лікарські засоби загального списку.

  1. У відповідності до фармакологічних груп.

  2. В залежності від способу застосування (внутрішнє і зовнішнє).

  3. Лікарські засоби в масі "ангро" або балк-формі у відповідності
    до агрегатного стану (рідкі, сипучі, газоподібні тощо).

  4. В залежності від фізико-хімічних властивостей лікарських засобів
    і впливу різних факторів зовнішнього середовища.

  5. З урахуванням встановлених термінів зберігання для лікарських
    засобів з обмеженим терміном придатності.

  6. З врахуванням характеру різних лікарських форм.

Вироби медичного призначення слід зберігати окремо за групами:

У процесі зберігання необхідно проводити візуальний контроль за ста­ном тари, зовнішніми змінами лікарських засобів та виробів медичного призначення не рідше одного разу в місяць. У випадку зовнішніх змін лікарських засобів проводиться контроль їх якості у відповідності з ви­могами чинних нормативних документів.

Тепер конкретизуємо деякі з перерахованих принципів.


Особливості зберігання наркотичних і психотропних речовин і прекурсорів
Зберігання наркотичних і психотропних засобів списку № 1 регла­ментується наказом МОЗ України № 356 від 18.12.97 р. Незалежно від лікарської форми вказані препарати повинні зберігатися в окремій мате­ріальній кімнаті, двері якої оббиті залізом, на вікнах металеві решітки. Крім цього, матеріальна кімната повинна бути обладнана світлозвуко­вою охоронною сигналізацією, яка виведена на пульт служби охорони державних об'єктів. Наркотичні і психотропні лікарські засоби та пре­курсори списку 1 зберігаються в замкнених вогнетривких сейфах. їх запаси в аптеках, що знаходяться в одному населеному пункті з аптеч­ним складом, не повинні перевищувати двотижневого нормативу збері­гання. В інших аптеках норматив зберігання встановлюється ДКП "Фар­мація" чи аптечними управліннями держадміністрацій в залежності від відстані аптек до аптечних складів (табл. 3.1).

Для зберігання психотропних лікарських засобів і прекурсорів списку № 2 можуть бути використані замкнені металеві шафи, надійно при­кріплені до підлоги чи стіни.

На внутрішній поверхні дверцят сейфа, в яких зберігаються наркотичні і психотропні лікарські засоби та прекурсори списку № 1, повинні бути надписи "Наркотичні засоби", "Психотропні засоби", "Прекурсори" з переліком усіх засобів та зазначенням їх вищих разових і добових доз.
Таблиця 3.1



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка