Н. Е. Мироненко, Н. А. Смирнова Расчет бюджета времени при проверке книжных фондов цбс



Скачати 173.73 Kb.
Дата конвертації23.01.2018
Розмір173.73 Kb.

Мироненко Н.Е., Смирнова Н.А. Расчет бюджета времени при проверке книжных фондов ЦБС // Актуальные вопросы библиотечной работы.- М., 1987.- С.158-169.

Н. Е. Мироненко, Н. А. Смирнова


Расчет бюджета времени

при проверке книжных фондов ЦБС
Одним из условий сохранности библиотечного фонда является его периодическая проверка; она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, проконтролировать состояние учета, обеспечить надлежащий порядок в фонде, его дальнейшее рациональное использование.

Согласно «Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР», «проверка библиотечного фонда ЦБС производится периодически, в сроки, устанавливаемые министерством культуры союзной республики, а так же при смене ответственного за фонд лица и при стихийных бедствиях»'.

В настоящее время централизованные библиотечные системы практикуют плановые проверки. Для этого составляются пятилетний и перспективный планы. В первом — указываются подразделения ЦБС, фонды которых предполагается проверить в том или ином году пятилетки; во втором — отражаются сроки проведения проверки фондов всех подразделений системы. После согласования с органами культуры планы утверждает директор ЦБС. Первые экземпляры планов остаются в ЦБ, а вторые передаются в районный (городской) отдел культуры для контроля.

Министерство культуры СССР установило следующие сроки проверки фондов ЦБС: 1 раз в 5 лет контролируются фонды сельских и детских библиотек-филиалов; 1 раз в 7 лет — структурные подразделения ЦБ, детские отделения ЦБ, библиотеки-филиалы с фондом до 100 тис. зкз.; 1 раз в 10 лет — структурные подразделения ЦБ, детские отделения ЦБ, библиотеки-филиалы с фондом 100 тис. зкз. и выше. При смене заведующего подразделением ЦБ, библиотекой-филиалом или в экстренных случаях проверка фонда засчитывается за очередную.

Основанием для плановой или внеплановой проверки фонда подразделения системы служит приказ по ЦБС, фонда центральной библиотеки — приказ районного (городского) отдела культуры, в котором утверждаются состав комиссии, причина проверки, сроки и способы про­ведения, режим работы библиотеки на данный период2. В комиссию по проверке фондов включают, как правило, З—5 человек. Это могут бить представители отдела куль­туры, сотрудники ЦБ (чаще других привлекаются работники отделов комплектования и обработки, организации и использования единого фонда и МБА), проверяемой библиотеки-филиала, а также представители общественности. При проверке фонда ЦБ в комиссию обязательно входит представитель отдела культуры. Состав ее определяется в зависимости от конкретных условий каждой ЦБС. При передаче фонда от одного ответственного лица Другому в комиссию назначаются сдающий и принимающий заведующий библиотекой или подразделением. Председателем назначается один из руководителей ЦБ.

В проверке участвуют все работники библиотеки, могут также привлекаться временные сотрудники с оплатой по трудовому договору. Члени комиссии, помимо непосредственного участия в проверке, осуществляют общее руководство, контроль за качеством и выполнением ее в установленные сроки, составляют план, расчет трудозатрат, решают вопрос о методе проверни книжного фонда и привлечении помощников.


Время, необходимое на эти цели, зависит от объема фонда, метода проверни, числа участников, привлеченных комиссией, и форм индивидуального учета, по которых сверяется фонд. Вся работа делится на три последовательных этапа: подготовка к проверке, проверка книж­ного фонда, подведение итогов и оформление результатов работы.

На первом этапе — подготовки к проверке книжных фондов — комиссия разрабатывает ее календарный план, исходя из расчета необходимых трудозатрат на эти цели. При расчете времени, необходимого на выполнение тех или иных работ, обязательно учитывают все возможные операции, составляют их перечень, продумывают организацию технологического процесса, определяют объем работы и ее трудоемкость.

Трудозатраты на каждую операцию рассчитываются по следующей формуле 3:

Т = У х Нвр,

где Т — трудозатраты;

V — объем выполненных работ;

Нвр — норма времени.

Затем подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченного объема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общее количество рабочих часов участников проверни (эффективный фонд рабочего времени за день, месяц).

Расчет лучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит его дальнейшее использование в организации и планировании труда. Составление расчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.

При расчете бюджета времени, необходимого на выполнение тех или иных работ, наряду с типовыми норма­ми времени и нормами на основные процессы библиотечной работы для массовых библиотек, в качестве нормативной основы можно использовать местные нормативы, не нашедшие отражения в действующих в стране нор­мах.

Приводим нормы времени, которые можно использо­вать при обосновании трудозатрат на проведение подготовительных мероприятий по проверке библиотечного
Т а б л и ц а 1


Наименование работы

Единица учета

Норма времени ч, мин

Составление плана проверки книжного фонда

План

16


структурного подразделения*
















Составление расчета трудозатрат*

Расчет

24

Проведение инструктажа по проверке книжного фонда*


Инструктаж


1











Нумерация книжных полок и

Номер

0,15

стеллажей*






Расстановка книг (подобрать книги по шифрам для систематической расстановки, расставить


Экз.

1,60











на стеллажах)

Проверка правильности расстановки фонда








>

0,33











Проверка правильности расстановки читательских

Формуляр

0,50

формуляров по номерам и алфавиту
















Проверка правильности расстановки книжных

>

0,50

формуляров по

инвентарным номерам









(алфавиту)






Проверка правильности расстановки карточек в учетный каталог


Карточка

0,50


(по алфавиту авторов или заглавий)








Написание открыток читателям, не возвратившим книги в срок

>

2,00














* Здесь и далее приведены данные хронометражных замеров, полученные нз ряда библиотек Минска, Москвы, Мурманска, Омска, Смоленска.

фонда. Наряду с утвержденными нормами времени даются нормы, применяемые в ряде библиотек страны. По мнению администрации они могут быть заменены на местные (табл. 1).

В период подготовки к проверке следует заготовить специальные штемпели для отметок с обозначением года проверки размером 1,5 см х 1 см (с указанием двух последних цифр года), штемпельные подушки, бланки или и для учета работы, карточки для контрольных в, ящики или коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши, фломастеры и т. д. Комиссия обязана проверить все имеющиеся учетные документы (инвентарные книги, «Описи инвентарных номеров», ведущиеся в ОКиО, алфавитный каталог, «Книгу учета библиотечного фонда», накладные, полученные из отдела комплектования и обработки, акты-списки на выбывшие книги, акты предыдущих проверок, читательские и книжные формуляры) и установить количество книг, имеющихся в наличии к моменту проверки.

В связи с этим важно вовремя зарегистрировать в документах всю литературу, направленную в библиотеку из ОКиО. Поскольку редактирование учетного каталога ведется регулярно, можно ограничиться выборочной проверкой правильности расстановки карточек, и только в необходимых случаях проводится полный контроль.

Чтобы исключить возможные недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи (правильность расстановки проверяется ежедневно). Для облегчения организации и отчетности целесообразно на время проверки пронумеровать все стеллажи и полки. Проверяется также наличие полочных разделителей.

С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.

Подготовительный период завершается инструктированием членами комиссии участников проверки. От того, насколько четко они будут знать свои обязанности, во многом зависит оперативность и точность работы.

Второй этап — проверка фондов. В практике применяется несколько способов. В «Инструкции об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные системы Министерства культуры СССР» предлагается два — непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой, «Описью инвентарных номеров») или при помощи контрольных талонов. В последнее время некоторые библиотеки проверяют свои фонды по таблицам. любом случае сверяются сведение, обозначенные на книге или книжном формуляре, с записью в документе индивидуального учета.

Наибольшее распространение в библиотечной практике получила проверка фонда с помощью контрольных талонов, которые заполняются непосредственно по книге, стоящей на полке (сведения берутся с титульного листа), или по учетному документу. Более оперативным представляется последний вариант, так как записи производятся по порядку инвентарных номеров дополнительной расстановки можно сверять с книгами (при работе с алфавитным или учетным каталогом талоны приходится переставлять по номерам).

На контрольном талоне обычно указываются следующие сведения: инвентарный номер, фамилия и инициалы автора, первое слово заглавия (при отсутствии автора — два первых слова), номер тома (выпуска) год издания, цена. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическим каталогом, указывают еще и шифр.

Вместе с тем такие подробные данные нужны в случае отсутствия книг в фонде: при их дополнительном розыске и при составлении списка недостающих книг. Поскольку сведения о годе издания, цене можно выяснить позднее, для всех книг их можно не указывать, а ограничиться более краткой записью: инвентарный номер, фамилия автора или первое слово заглавия.

Технология процесса следующая: участники проверки заполняют контрольные талоны на основании имеющихся учетных документов. Нужные сведения переписываются на контрольные талоны, которые затем устанавливают в порядке инвентарных номеров. Талоны с данными из алфавитного или учетного каталога расставляются по инвентарным номерам в общий ряд. Затем их нумеруют карандашом по порядку и рассыпают. Далее талоны расставляют по инвентарным номерам в общий ряд. Через каждые 500 талонов целесообразно поставить разделители с указанием номера.

Проверку фонда проводят два человека: один снимает книгу с полки, называет инвентарный номер и фамилию автора или первое слово заглавия. Другой - находит в картотеке талон с нужным номером и при совпадении данных переставляет талон в вертикальное положение, предварительно отметив его карандашом одного определенного цвета («галочкой»). Если талоны откладывать в другой ящик, то тогда нарушится порядок расстановки и затруднится дальнейшая сверка талонов с учетным документом. На проверенной книге ставят штем­пель проверки (на форзаце), и книгу возвращают на место. Желательно штемпель проверки ставить и на книжном формуляре: это исключит двойной учет прове­ренных книг при их дальнейшей выдаче читателям.

После сверки талонов с книгами, стоящими на полках и числящимися за читателями и в передвижках, из ящи­ка вынимают те талоны, которые остались в горизонтальном положении (они соответствуют книгам, отсутствую­щим в библиотеке). После мер, принятых к розыску книг, по этим талонам составляют список недостающих изда­ний, которые также можно выявить и позднее по учетно­му документу. Отметку о проверке фонда с талона пере­носят в учетный документ: сначала в инвентарные книги и «Описи инвентарных номеров» (при этом талоны пере­ставляют в другой ящик), затем — в учетный или алфа­витный каталог, предварительно расставив талоны по алфавиту (по порядковым номерам, сделанным заранее карандашом).

Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделать это на подгото­вительном этапе. В написании талонов могут принять участие несколько человек. Кроме того, непосредствен­ную проверку фонда можно проводить, не закрывая биб­лиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят на проверяемом стеллаже. При этом большое зна­чение имеет тщательный учет работы проверяющих: обя­зательно следует записывать в специальной тетради но­мера проверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят на отдельный стеллаж и с них начи­нают текущую проверку. После простановки штемпеля и «галочки» книги возвращают в фонд на свое место.


Наименование работы

Единица учета

Норма времени ч, мин

Написание контрольных талонов на издания: проставить инвентарный номер, указать фамилию автора, инициалы, заглавие, шифр

Подбор контрольных талонов по инвентарным номерам

Подбор талонов по алфавиту фамилий авторов или заглавий

Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой или «Описью инвентарных номеров»

Сверка контрольных талонов с алфавитным или учетным каталогом*

Простановка штемпеля на книге, книжном формуляре

Простановка отметки в учетных формах: инвентарном каталоге, «Описи инвентарных номеров»

Погашение штемпеля на книжном формуляре

Талон
>

>

>


>

Отметка


>

Формуляр

1 мин
13 с

20 с


15 с

0,33 мин
0,33 мин


0,03 мин

0,03 мин










По читательским формулярам проверяют выданные книги после контроля всего наличного фонда.

Использованные контрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетными докумен­тами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пач­ке инвентарные номера или буквы собранных в ней тало­нов (от — до). При следующей очередной проверке фон­да дописывают контрольные талоны на книги, поступив­шие до начала проверки. По «Журналу регистрации карточек учетного каталога» выясняют, с какого номера стали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы проконтролировать полно­ту картотеки и изъять талоны на списанные книги. Эту работу могут быстро проделать бригады по два человека.

При расчете трудозатрат во второй период проверки можно использовать следующие нормы (табл. 2).

В последнее время в некоторых библиотеках получила распространение проверка книжного фонда с помощью таблиц. Применяются специальные тетради, страницы которой с лицевой и оборотной стороны разлинованы на 100 клеток с номерами от 1 до 100. В каждой клетке предусматривается место для записи фамилии автора или первого слова заглавия. Тетради заготавливают заранее, страницы печатают в типографии и переплетают. Правую и нижнюю стороны ее оформляют, т. е. обрезают поля аналогично алфавитной книге (справа для обозначения тысяч, снизу — сотен). Таким образом, на 10 страницах (5 листах) размещается 1000 номеров. В одной тетради может быть 200 страниц (100 листов). Число тетрадей зависит от количества инвентарных номеров (по послед­нему номеру).

В период подготовки к проверке сведения из инвен­тарных книг переносятся в соответствующие клетки таб­лиц. Если книга списана, клетка с ее номером остается пустой. После заполнения всех тетрадей производится проверка фонда, в которой участвуют два человека (по­рядок проверки описан выше).

По окончании проверки просматривают все страницы тетрадей. Из клеток без условного знака о проверке вы­писывают на контрольные талоны сведения об отсутству­ющих книгах. После мер, принятых к их разысканию, составляется список недостающих.

Описанный опыт имеет свои положительные стороны: проверка фонда проводится в условиях одновременной выдачи книг читателям, не приходится писать инвентар­ные номера, тетради гарантируют от потерь и заставок в отличие от талонов, они удобнее в использовании и не так громоздки.

В ЦБС, где наряду с инвентарными книгами и «Опи­сями инвентарных номеров» имеется учетный каталог, процесс переноса сведений из него в таблицы неудобен из-за алфавитной расстановки карточек. Кроме того, при­своение одного инвентарного номера всем экземплярам издания усложнит запись о них в одну клетку, особенно если в фонде есть более двух экз. книги.

Оперативность процесса, таким образцом, будет сни­жена. К тому же в описании опыта библиотеки № 173 из перечня процессов проверки исключена сверка тетра­дей с инвентарными книгами для простановки отметок о проверке в основном учетном документе, имеющем юридическую силу. Не экономично применение таблиц в тех случаях, когда большая часть книг из учетного доку­мента уже списана. На наш взгляд, табличный способ проверки оправдан при ведении инвентарных книг.

Проверка фонда с помощью инвентарной книги или «Описи инвентарных номеров» заключается в сверке каждого издания с записью в документе индивидуально­го учета. Проверку проводят два работника: первый сни­мает с полок одну книгу за другой (или берет формуля­ры выданных книг) и называет их инвентарные номера, второй — по этим номерам находит записи книг в индивидуальной форме учета — инвентарной книге или «Описи инвентарных номеров». На книге ставят штемпель проверки, а в документе индивидуального учета простав­ляют условный знак. Отсутствие условного знака свиде­тельствует о том, что данные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям.

Проверка книжного фонда по документам индивиду­ального учета отличается большой точностью, но прохо­дит довольно медленно. Как показывает опыт, за рабо­чий день два человека успевают проверить в среднем 400—450 экз. при систематическо-алфавитной расстанов­ке фонда. Поэтому проводить проверку этим способом рекомендуется в библиотеках с книжным фондом до 25 тыс. экз.

Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки книжного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в спе­циальном бланке или тетради учета номера проверяемых (или проверенных) стеллажей и полок, указывает число , написанных контрольных талонов или проверенных книг, [ количество отложенных книг для дальнейшего выяснения. Сведения сообщаются комиссии, которая ежедневно составляет сводку, на что при планировании отводится 10—15 мин рабочего времени.

При проверке могут возникнуть вопросы, требующие выяснения: например, под данным номером в документах записано другое издание; книга, указанная в талоне, от­мечена как выбывшая; на книге не обнаружено инвен­тарного номера. Такие контрольные талоны вместе с кни­гами надо отложить для последующей ликвидации недо­работок и ошибок.

Последний этап — подведение итогов проверки и оформление ее результатов. Следует внимательно про­смотреть учетные документы и выявить книги, не в них «галочкой» определенного цвета. Должны быть приняты меры к разысканию всех книг, не обна­руженных во время проверки.

Данные о таких книгах (инвентарный номер, автор заглавие, год издания, цена) выписывают на карточку или вносят в предварительный список. Из карточек составляют картотеку, расставленную по номерам (данные из инвентарной книги или «Описи...») или по алфавиту (из учетного каталога). Можно использовать имеющиеся контрольные талоны на эти книги, дополнив их нужными сведениями.

С картотекой должны быть сверены все книги, отло­женные на стеллажи (с перепутанными номерами, без номеров, списанные по акту и т. д.). Удобнее сверять с картотекой книги, расставленные по алфавиту. При уст­ранении ошибок и нахождении книг в учетных докумен­тах ставят отметку о проверке, на книге — штемпель, карточка из картотеки (но не талон) вынимается и унич­тожается (из списка вычеркивается). После того, как все возможные варианты разыскания недостающих изда­ний исчерпаны, составляют список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.

По окончании проверки комиссия составляет акт в 2-х экз., который обсуждается на совете при дирекции, а затем утверждается заведующим отделом культуры исполкома городского (районного) Совета народных де­путатов, на бюджете которого находится ЦБС8. Первый экземпляр акта хранится в отделе комплектования и об­работки, а копия передается в бухгалтерию. Результаты проверки должны быть оформлены в месячный срок.

При расчете трудозатрат на этом этапе могут быть использованы следующие нормы (табл. 3).

В том случае, если выявлено значительное расхожде­ние данных учетных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть выводы комиссии о причинах такого положения, названы конкретные виновники, вы­двинуты предложения по устранению недостатков. Если комиссия предложит взыскать определенную сумму за выявленную недостачу, администрация обязана выяснить причины ее образования.

Проверка библиотечного фонда — один из наиболее сложных процессов организации библиотечных фондов, ответственное и кропотливое дело, требующее большой затраты труда и времени.

Следует отметить, что проверка позволяет не только выявить недочеты и ошибки в учете, обработке, хранении и использовании библиотечных фондов, но и установить лиц, допустивших ошибки. Поэтому результаты проверки должны быть обязательно рассмотрены на производст­венном собрании всего коллектива с привлечением обще­ственности.


Т а б л и ц а 3

Наименование работы



Единица учета

Норма времени в мин (с)

Подобрать книги по алфавиту фамилий автора или заглавию


Просмотреть формы индивидуального учета и выявить книги, не прошедшие проверку *
Составить картотеку на недостающие книги *
Подготовить список книг к актированию *
Оформление акта проверки книжного фонда *
Исключение произведений печати из каталогов
алфавитного
систематического
предметного

Экземпляр


Стр.


Карточка

Название


Акт

Издание

35 с

0,25 мин

1,00 мин
0,93 мин
20-30 мин

0,50 мин
0,30мин


0,40 мин


Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка