Міністерство юстиції України



Сторінка1/21
Дата конвертації10.01.2018
Розмір3.15 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   21

Міністерство юстиції України

Державна архівна служба України

Український науково-дослідний інститут


архівної справи та документознавства
ПРАВИЛА

роботи архівних


установ України

Київ 2013

УДК 930.25 (477) (083.15)
ББК 79.3 (4 Укр.)

П68
У п о р я д н и к и :

Л. А. Кисельова, Ю. А. Прилепішева, Т. П. Прись,

С. В. Сельченкова, Н. М. Христова


За загальною редакцією Н. М. Христової

Затверджено до друку рішенням Науково-видавничої ради


Укрдержархіву (23.05.2013 протокол № 2)
Правила роботи архівних установ України / М-во
П68 юстиції України, Держ. архів. служба України, Укр. наук.-
дослід. ін-т архів. справи та документознавства ; упоряд. :

Л. А. Ки сельова, Ю. А. Прилепішева, Т. П. Прись, С. В. Сель-


ченкова ; за заг. ред. Н. М. Христової. - К., 2013. - 243 с.

ISBN 966-8225-52-9

Правила роботи архівних установ України регламенту-
ють основні питання, пов’язані з формуванням, обліком, збе-
ріганням та використанням Національного архівного фонду,
з урахуванням різних форм власності на архівні документи.

Правила призначено для обов’язкового виконання цен-


т ральними та галузевими державними архівами, Державним
архівом в Автономній Республіці Крим, державними архіва-
ми областей, міст Києва і Севастополя, архівними відділами
районних, районних у містах Києві і Севастополі державних
адміністрацій, архівними відділами міських рад, архівними
підрозділами державних наукових установ, а також музеїв та
бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній влас-
ності, архівними установами Національної академії наук, які
зберігають документи Національного архівного фонду.
УДК 930.25 (477) (083.15) ББК 79.3 (4 Укр.)

ISBN 966-8225-52-9

З м і с т

Передмова 7

Р о з д і л І. Загальні положення ... 11

Р о з д і л ІІ. Організація формування НАФ

та комплектування архіву ... 14

Глава 1. Загальні засади формування НАФ ... 14

Глава 2. Експертиза цінності документів ... 15

Глава 3. Комплектування архіву ... 23

Глава 4. Порядок приймання документів від джерел

комплектування архіву ... 28

Р о з д і л ІІІ. Управління архівною справою і діловодством

у зоні комплектування архіву 36

Глава 1. Участь архіву в реалізації державної політики,
нормативно-правовому регулюванні відносин,
міжгалузевій координації та міжнародному

співробітництві ... 36

Глава 2. Науково-методичне керівництво іншими архівними

установами та контроль за їх діяльністю ... 37

Глава 3. Управління архівною справою і діловодством юридичних

осіб усіх форм власності та взаємовідносини з власниками

приватних архівних зібрань ... 38

Глава 4. Напрями взаємодії архіву з юридичними особами -

джерелами формування НАФ у здійсненні функцій

управління архівною справою і діловодством ... 40

Глава 5. Облік роботи з джерелами формування НАФ ... 45

Р о з д і л ІV. Облік документів в архіві ... 45

Глава 1. Державний облік документів НАФ ... 45

Глава 2. Одиниці обліку архівних документів ... 48

Глава 3. Система облікових документів архіву 50

3

Глава 4. Загальні вимоги до ведення облікових документів

в архіві ... 53

Глава 5. Облік надходжень документів до архіву ... 57

Глава 6. Облік вибуття документів ... 57

Глава 7. Облік унікальних документів ... 59

Глава 8. Облік документів, що мають у зовнішньому оформленні

або в додатку до них матеріальні цінності ... 60

Глава 9. Облік секретних документів ... 60

Глава 10. Облік архівних документів, що зберігаються на правах

депозиту ... 62

Глава 11. Облік документів з кадрових питань

(особового складу) ... ... 63

Глава 12. Облік страхового фонду документів та фонду

користування ними ... 64

Глава 13. Облік музейних предметів ... 68

Глава 14. Облік бібліотечного фонду архіву та друкованих видань

у складі архівних фондів ... 68

Розділ V. Забезпечення збереженості документів в архіві ... 69

Глава 1. Створення оптимальних умов зберігання архівних

документів ... 69

Глава 2. Видавання документів з архівосховища ... 73

Глава 3. Переміщення та транспортування документів ... 79

Глава 4. Контроль наявності, стану та руху архівних документів .. 80 Глава 5. Організація розшуку документів, не виявлених під час

перевіряння наявності ... 84

Глава 6. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних

документів ... 86

Глава 7. Спеціальне фізико-хімічне та технічне оброблення

документів ... 89

Глава 8. Створення та організація зберігання страхового фонду

документів ... 92

Глава 9. Страхування архівних документів ... 95

Глава 10. Організація роботи архіву під час надзвичайних

ситуацій ... 96

Р о з д і л VІ. Використання Національного архівного

фонду ... 98

Глава 1. Доступ до документів НАФ ... 98

Глава 2. Підготовка описових статей для архівних довідників . 100

Глава 3. Довідковий апарат архіву ... . 103

4

Глава 4. Форми використання відомостей, що містяться



в архівних документах ... 112

Додатки


додаток 1. Опис справ постійного зберігання ... 127

додаток 2. Акт повернення документів власнику ... 130

додаток 3. Акт про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду ... 131

додаток 4. Акт про виявлення документів, що не стосуються

фонду, архіву ... 133

додаток 5. Акт про вилучення документів з Національного

архівного фонду ... 134

додаток 6. Список юридичних осіб - джерел формування

Національного архівного фонду, які передають

документи до архіву (список джерел комплектування

архіву) ... 136

додаток 7. Список юридичних та фізичних осіб - джерел

формування Національного архівного фонду, які не

передають документи до архіву ... 138

додаток 8. Список юридичних осіб, у діяльності яких не

утворюються документи Національного

архівного фонду ... 140

додаток 9. Акт приймання-передавання документів юридичної

особи на постійне зберігання ... 142

додаток 10. Картка обліку роботи з юридичною особою,

у діяльності якої утворюються документи

Національного архівного фонду ... 144

додаток 11. Аркуш фонду ... 146

додаток 12. Книга обліку надходжень документів на постійне

зберігання ... 148

додаток 13. Книга обліку надходжень страхового фонду ... 150

додаток 14. Опис страхового фонду ... 152

додаток 15. Реєстр описів ... 154

додаток 16. Список фондів ... 156

додаток 17. Паспорт архівної установи ... 158

додаток 18. Відомості про зміни у складі та обсязі фондів або

документів нефондової організації станом

на 01 січня ____ року ... 182

додаток 19. Картка фонду ... 185

додаток 20. Картка документів нефондової організації ... 187

5

додаток 21. Аркуш-засвідчувач справи ... 189



додаток 22. Внутрішній опис документів справи ... 190

додаток 23. Картка-замінник одиниці зберігання ... 191

додаток 24. Картка пофондового топографічного покажчика ... 192

додаток 25. Картка постелажного топографічного покажчика ... 193

додаток 26. Замовлення на видавання документів до робочих

кімнат або лабораторії ... 194

додаток 27. Аркуш перевіряння наявності та стану документів ... 195

додаток 28. Акт перевіряння наявності та стану документів ... 197

додаток 29. Акт про технічні помилки в облікових документах ... 199

додаток 30. Акт про виявлення необлікованих документів ... 200

додаток 31. Картка обліку невиявлених документів ... 201

додаток 32. Акт про невиявлення документів, причини

відсутності яких документально підтверджено ... 202

додаток 33. Акт про невиявлення документів, шляхи розшуку

яких вичерпано ... 204

додаток 34. Акт про завершення розшуку документів ... 206

додаток 35. Акт про невиправні пошкодження документів ... 208

додаток 36. Журнал обліку користування каталогами ... 210

список джерел (упорядник Р. В. Романовський) ... 212

Передмова

Нормативний документ «Основные правила работы

государственных архивов СССР», затверджений наказом Го-


ловархіву СРСР від 7 грудня 1983 року № 352, в більшості
своїх норм не відповідав сучасному українському законодав-
ству, а зведений нормативно-методичний документ «Основні
правила роботи державних архівів України», схвалений ко-
легією Держкомархіву 3 лютого 2004 року (протокол №2), не
мав статусу нормативно-правового акта, пройшов лише екс-
периментальне впровадження в державних архівах України.

З метою удосконалення нормативно-правової бази функ-


ціонування архівної галузі, подальшого реформування ар-
хівної справи в Україні, встановлення єдиного порядку фор-
мування, обліку, зберігання та використання НАФ було під-
готовлено Правила роботи архівних установ України (далі -
Правила), які є першим нормативно-правовим актом, що ре-
гламентує основні питання функціонування Національного
архівного фонду (далі - НАФ), з урахуванням різних форм
власності на архівні документи; єдності національної сукуп-
ної архівної спадщини; кваліфікації її як об’єкта права, а її
документів як рухомого майна. У Правилах збережено кращі
здобутки теорії і методики української архівістики, традиції
виконання архівних робіт українськими архівістами.

На підставі чинного законодавства Правила регулюють і


закріплюють прийнятні для всіх архівних установ України,
що зберігають документи НАФ, положення й норми, забез-
печують ефективність формування НАФ, його обліку, збері-
гання та використання. Правила конкретизують та уточню-

7

ють загальні положення чинних нормативних документів, однак з питань, регламентованих окремими нормативноправовими актами, у Правилах подаються лише принципові положення цих актів.

Нові Правила орієнтовано переважно на регламентацію процесів роботи з традиційними управлінськими документами з паперовими носіями, що переважають у складі НАФ, в частині загальних для архівних установ норм вимоги Правил також розраховано на архіви, що зберігають науково-техніч-


ні, аудіовізуальні та електронні документи.

Відсутність нормативів та достатнього досвіду роботи


архівних установ з електронними документами зумовили на-
явність у Правилах мінімальної кількості норм щодо таких
документів. Роботи із зазначеними документами в подаль-
шому буде регламентовано окремими нормативно-правови-
ми актами.

Об’єктом нормативного регулювання в Правилах вперше


виступають документи НАФ, правовідносини їх власників з
архівними установами, пов’язані з формуванням, обліком,
зберіганням та використанням національної архівної спад-
щини.

До Правил не ввійшли положення, що не є загально-


обов’язковими нормами, зокрема, питання організації робо-
ти архіву, організації документів Національного архівного
фонду, питання, пов’язані з науково-дослідною та методич-
ною роботою архівних установ, інформатизацією архівної
справи.

Правила не розкривають методик і технологій виконання архівних робіт, що є завданням комплексу нормативно-мето-


дичних посібників.

Нормативні вимоги викладено у шести розділах Правил.


Норми, як правило, мають двох-трьохзначні індекси, під кож-
ним з яких викладено одне логічне поняття або положення.

Перший розділ «Загальні положення» є вступним, його


головною метою є визначення сфери застосовності Правил,
а також розкриття базових понять сучасної архівної термі-
нології.

8

Терміни, визначення яких не розкрито в тексті Правил, застосовують у значеннях, передбачених архівним законодавством, стандартами, сучасними архівними термінологічними словниками.



Другий розділ присвячений організації формування
НАФ, його норми ґрунтуються на збереженні теоретичних
положень вітчизняного архівознавства щодо експертизи цін-
ності документів, яка є основою якісного формування НАФ.
У розділі викладено основні вимоги до комплектування ар-
хіву, визначено правові основи приймання документів на по-
стійне та депоноване зберігання, уточнено граничні строки
зберігання документів НАФ в архівних підрозділах юридич-
них осіб - джерелах комплектування архіву.

Третій розділ «Управління архівною справою і діловод-


ством у зоні комплектування архіву» відображає участь архі-
ву в реалізації державної політики у сфері архівної справи та
діловодства, науково-методичному керівництві іншими ар-
хівними установами та контролі за їх діяльністю, управлінні
архівною справою і діловодством юридичних осіб усіх форм
власності, унормовує напрями взаємодії архіву з юридич-
ними особами - джерелами формування НАФ у здійсненні
функцій управління архівною справою і діловодством.

У четвертому розділі «Облік документів в архіві» посилено положення щодо централізованого державного обліку документів НАФ, обліку унікальних, а також розсекречених документів; повніше розкрито питання обліку документів, прийнятих на депоноване зберігання; викладено основні вимоги до ведення облікових документів архіву; докладніше висвітлено питання обліку документів з кадрових питань (особового складу), обліку страхового фонду документів НАФ та фонду користування ними.

Текст п’ятого розділу «Забезпечення збереженості до-
кументів в архіві» поданий з найбільшим ступенем деталі-
зації, він унормовує питання контролю за станом, рухом та
наявністю архівних документів. У розділі наявні положення
щодо створення та організації зберігання страхового фонду

9

документів, страхування архівних документів, організації


роботи архіву під час надзвичайних ситуацій.
Розділ шостий Правил «Використання Національного ар-
хівного фонду» викладено з урахуванням вимог нормативно-
правових актів щодо забезпечення доступу користувачів до
документів НАФ; національного стандарту ДСТУ 4331:2004
«Правила описування архівних документів» стосовно підго-
товки описових статей для архівних довідників та створен-
ня довідкового апарату архіву на принципах багаторівнево-
го описування. У розділі уточнено та посилено положення
щодо підготовки інформаційних документів архіву.
Додатки до Правил доповнюють їх основні положення,
частина з яких упроваджується вперше (акт повернення до-
кументів власнику, акт про вилучення документів з Націо-
нального архівного фонду, картка документів нефондової
організації тощо).

До додатків не включено окремі форми, наявні в інших нормативно-правових актах (анотований перелік унікальних документів НАФ, картка централізованого державного обліку документів архівної україніки тощо).

Застосовувати нові форми документів, наведених у до-
датках, необхідно з моменту набуття чинності Правилами.
До списку джерел включено нормативно-правові акти,
стандарти, методичні посібники, використані під час підго-
товки Правил та чинні на момент їх прийняття.
Правила підготовлено авторським колективом у складі:

Л. А. Кисельова, Ю. А. Прилепішева, Т. П. Прись,

С. В. Сель чен кова, Н. М. Христова.

Авторський колектив висловлює подяку працівникам державних архівних установ України за участь у підготовці Правил.


10


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства


юстиції України

08.04.2013 № 656/5


Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

10 квітня 2013 р.


за № 584/23116

ПРАВИЛА


роботи архівних установ України
і. Загальні положення

1.1. Правила роботи архівних установ України (далі -


Правила) встановлюють вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання Національного архівного фонду (далі - НАФ), документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад.
1.2. У цих Правилах терміни вживаються у таких значен-
нях:

архівна довідка - документ архівної установи, оформлений відповідно до законодавства, що містить інформацію про предмет запиту на підставі архівних документів із зазначенням їх пошукових даних;

архівна установа, архів, архівний підрозділ, архівний від-
діл - це відповідно установа чи структурний підрозділ, що
забезпечує облік і зберігання архівних документів, викорис-
тання відомостей, що в них містяться, та формування НАФ
і/ або здійснює управління, науково-дослідну та інформацій-
ну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;

11


архівний фонд - сукупність архівних документів, сформована архівною установою на підставі зв’язку між документами і (або) їх утворювачами;

аудіовізуальний документ - документ, зміст якого представлено у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксування і (або) відтворювання яких застосовують відповідну апаратуру;

державна архівна установа - архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України;

джерела комплектування архіву - юридичні або фізичні особи, які є утворювачами чи власниками документів НАФ, що підлягають передаванню до архіву в обов’язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ - юридичні або фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Фонду;
довідковий апарат - довідники у будь-якій формі (путів-
ники, описи, каталоги, покажчики, бази даних, номенклатури справ тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що містяться в них;

документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадилися або зібрані в процесі діяльності юридичної особи, склад і процес формування якого визначають нормативні документи;

експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа;

зона комплектування - адміністративно-територіальна
одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і
(або) сфера суспільних відносин, на які поширюються по-
вноваження державного архіву (архівного відділу районної,

12


районної у місті Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради);

комплекс науково-технічної документації (далі - НТД) -


сукупність документів, що утворюються в процесі розроблення науково-дослідної проблеми (теми), конструювання продукту промислового виробництва, технології його виготовлення, проектування об’єкта капітального будівництва, одиниця обліку НТД у фонді;

користувач архівними документами - фізична або юридична особа, яка відповідно до законодавства ознайомлюється з архівними документами;

правовий доступ до архівних документів - сукупність
правових норм, що визначають режим доступу, порядок
отримання дозволу на допуск до інформації з обмеженим
доступом;

приватне архівне зібрання - зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб;


секретні документи - документи, що містять секретну
інформацію, на які нанесені обов’язкові реквізити (гриф секретності та реєстраційний номер);

унікальний документ - документ НАФ, що становить ви-


няткову культурну цінність, має важливе значення для фор-
мування національної самосвідомості Українського народу і
визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

утворювач документів - юридична чи фізична особа, яка створила або зібрала документи, з яких сформовано документаційний фонд;

фондоутворювач - юридична чи фізична особа, у результаті діяльності якої сформовано документаційний та відповідно архівний фонд;

формування НАФ - систематичне поповнення НАФ документами, що мають культурну цінність, та вилучення з нього документів, що втратили таку цінність.

1.3. Ці Правила є обов’язковими для виконання архівни-
ми установами, які зберігають документи НАФ: центральни-
ми та галузевими державними архівами, Державним архівом

13


в Автономній Республіці Крим, державними архівами об-
ластей, міст Києва і Севастополя, архівними відділами ра-
йонних, районних у містах Києві і Севастополі державних
адміністрацій, архівними відділами міських рад, архівними
підрозділами державних наукових установ, а також музеїв
та бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній
власності, архівними установами Національної академії наук
(далі - архіви).

1.4. Державні наукові установи, музеї та бібліотеки керуються цими Правилами в частині, пов’язаній з функціонуванням НАФ.

1.5. Вимоги цих Правил щодо загальних для архівів норм поширюються на архіви, що зберігають науково-технічні, аудіовізуальні та електронні документи.

іі. Організація формування НАФ


та комплектування архіву

1. Загальні засади формування НАФ

1.1. НАФ формується з архівних документів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.

1.2. НАФ може поповнюватися документами культурної


спадщини України, що знаходяться за кордоном, та докумен-
тами іноземного походження, що стосуються історії Украї-
ни, за умови надходження їх на законних засадах в Україну.

1.3. Формування НАФ у зоні комплектування архіву здійснюють через:

виявлення джерел формування НАФ;

організацію експертизи цінності документів, нагромаджених у діяльності юридичних і фізичних осіб;


організацію експертизи цінності документів, раніше вне-
сених до НАФ.

14


2. Експертиза цінності документів

2.1. Архівні документи вносять до НАФ і вилучають з нього на підставі експертизи їх цінності, яку проводять за ініціативою власника документів або державної архівної установи за згодою власника.

2.2. Власник архівних документів зобов’язаний письмово повідомити про їх наявність архів, у зоні комплектування якого він перебуває.

Невідкладно повідомляють про необхідність проведення експертизи цінності документів у випадках:


виникнення загрози знищення або значного погіршення
стану архівних документів;

наявності архівних документів, від часу створення яких минуло понад 50 років;

намірів здійснити відчуження архівних документів;

намірів вивезти архівні документи за межі України.

Без проведення експертизи цінності документів їх знищення не дозволяється.
2.3. Розгляд питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, та прийняття відповідних рішень належать до компетенції комісій з проведення експертизи цінності (далі -
експертні комісії):

Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву;



Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   21


База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка