Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства



Скачати 106.15 Kb.
Дата конвертації14.01.2018
Розмір106.15 Kb.
ТипМетодичні рекомендації

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства


Організація збирання, експертиза цінності, фондування та описування документів, пов’язаних із проведенням виборчих кампаній та референдумів

Методичні рекомендації




СХВАЛЕНО
Протокол засідання Методичної комісії Держкомархіву України

30.11.2005 № 6



Київ-2005

ЗМІСТ

Стор.






Вступ

1

1.

Організація зв’язків із засобами масової інформації, партіями, громадськими організаціями, штабами, довіреними особами кандидатів у Президенти України, народні депутати, депутати всіх рівнів

1








2.

Ініціативне документування виборчих кампаній та референдумів


3







3.

Проведення експертизи цінності зібраних документів


4










4.

Фондування та описування документів, пов’язаних з проведенням виборчих кампаній, референдумів

5














Додаток

8

Вступ

Бурхливі події листопада - грудня 2004 року, пов’язані з виборами Президента України, які увійшли в історію як Помаранчева революція, ґрунтовно вплинули на подальший розвиток суспільства, сприяли демократичним зрушенням в країні, підвищенню політичної активності громадян і показали, що при вирішенні питань, пов’язаних із формуванням Національного архівного фонду, архівним установам, крім існуючих правил, слід застосовувати й інші нетрадиційні методи роботи з метою відбору на державне зберігання важливих документів з історії України. Набутий архівістами досвід організації збирання документів з виборів Президента України та Помаранчевої революції слід застосовувати й надалі під час проведення виборчих кампаній та референдумів.

Метою цих рекомендацій є висвітлення засад організації і методики роботи зі збирання документів, що всебічно і максимально повно відображають події, пов’язані з виборами Президента України, депутатського корпусу країни та з проведенням референдумів, а також визначення підходів до експертизи цінності зазначених документів, порядку їх фондування та описування.

Методичні рекомендації не поширюються на виборчу документацію, що надходить на державне зберігання в установленому порядку від виборчих комісій та комісій з референдумів на підставі законів про вибори, всеукраїнські та місцеві референдуми.



1. Організація зв’язків із засобами масової інформації, партіями, громадськими організаціями, штабами, довіреними особами кандидатів у Президенти України, народні депутати, депутати всіх рівнів

Як показує досвід архівістів України з організації збирання документів, пов’язаних з виборчою кампанією 2004 року, вже на початку виборчої кампанії або референдуму слід організувати додаткову роботу з метою досягнення домовленості із засобами масової інформації (далі - ЗМІ), що не є джерелами комплектування державних архівів, власниками сайтів щодо передавання до державних архівів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, примірників друкованих видань, Інтернет-ресурсів. На цьому етапі слід визначити з власниками умови передавання зазначених документів і подальшого користування ними.

У ході виборчих кампаній рекомендується також виявляти аматорів, аматорські студії та центри, встановлювати з ними контакти, роз’яснювати необхідність збереження для історії країни аудіовізуальної документації та фотодокументів про згадані події та її передавання на певних умовах до державних архівів.

Якщо умови передавання документів від ЗМІ, власників сайтів, аматорських студій, аматорів влаштовують сторони, то у подальшому слід складати договір про передавання документів на державне зберігання.

Важливим є налагодження зв’язків з політичними партіями, рухами, громадськими об’єднаннями та їх осередками, які не є джерелами комплектування державних архівів1, з метою приймання від них управлінської документації та агітаційної продукції, яка відображає їх участь у передвиборчих перегонах.

Доцільним є співробітництво зі штабами і довіреними особами кандидатів у Президенти України, кандидатів у народні депутати України, кандидатів у депутати всіх рівнів з метою досягнення домовленості щодо передавання на державне зберігання управлінської та агітаційної продукції.

Виходячи з того, що політичні партії, громадські об’єднання, штаби і довірені особи кандидатів не завжди погоджуються передавати на державне зберігання управлінську документацію, дозволяється, у разі їх згоди, приймати до державних архівів засвідчені копії найбільш цікавих документів.

Однією із найважливіших складових цієї роботи, як показав досвід виборчої кампанії 2004 року, є, безумовно, інформаційні листи, листи-звернення, що направлялися Державним комітетом архівів, іншими архівними установами на адреси штабів кандидатів, ЗМІ, інших установ, які були причетні до виборчої кампанії та подіям Помаранчевої революції.

Листи - звернення за уніфікованою формою слід підготувати заздалегідь (додаток).

Водночас найбільший ефект для налагодження співробітництва зі ЗМІ, партіями, громадськими об’єднаннями та їх осередками, штабами і довіреними особами кандидатів мають безпосередні бесіди та зустрічі, під час яких, як правило, досягається домовленість про передавання документів до державних архівів. Для ведення таких переговорів слід залучати найбільш авторитетних і досвідчених архівістів.



2. Ініціативне документування виборчих кампаній та референдумів

Ініціативне документування – це новий напрямок у роботі архівних установ. Однак, як свідчить досвід виборчої кампанії 2004 року, цей напрямок є перспективним і сприятиме поповненню державних архівів цікавими джерелами з історії країни.

Враховуючи те, що більшість архівних установ мають відповідні технічні засоби для фотографування, відеофонозапису, ініціативне документування слід застосовувати й у подальшому, зокрема, під час проведення виборчих кампаній та референдумів. Крім організації фотографування, відеофонозапису, доцільним є збір джерел усної історії (записів свідчень учасників подій), усної народної творчості, збір неофіційної агітаційної продукції (творів “самвидаву”).

З цією метою доцільним є створення робочих груп з працівників архіву (із залученням студентів історичних факультетів, громадськості), які будуть проводити цю роботу. Для висвітлення виборчого процесу архівісти мають бути в центрі основних подій (на мітингах, зборах, зустрічах тощо). З метою проведення записів цікавих свідчень бажано застосовувати анкети-запитальники.



3. Проведення експертизи цінності зібраних документів

Під час проведення експертизи цінності документів, пов’язаних з виборчими кампаніями та референдумами, застосовують загальні принципи й критерії експертизи цінності, а також специфічні критерії для кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

Підхід до збирання документів, що відбивають хід будь-якої виборчої кампанії, має бути неупередженим, тобто для зберігання в державному архіві відбираються документи різних партій, рухів, громадських об’єднань, штабів кандидатів у Президенти України, народні депутати, депутати всіх рівнів та ЗМІ. Під час ініціативного документування має бути представлений широкий спектр електорату, різні думки. Вирішальним є також індивідуальний підхід до оцінки кожного документа. На зберігання до державних архівів необхідно відбирати документи, що найбільш повно відбивають хід виборчої кампанії або проведення референдумів, зокрема:

- передвиборчі програми та звернення партій, кандидатів у Президенти, депутати всіх рівнів, інформаційно-агітаційні матеріали з портретами кандидатів, автобіографії кандидатів, звернення громадських об’єднань, інших установ, народних депутатів, окремих громадян на підтримку кандидатів або проти них;

- кіно-, відео-, фото-, фонодокументи, в яких висвітлюються передвиборчі теледебати, зустрічі з електоратом, виступи кандидатів, доповіді, інтерв’ю тощо, а також відбивають події, пов’язані з виборчою кампанією або проведенням референдумів, порушення виборчого процесу (мітинги, демонстрації, збори тощо).

Склад документів, що відбивають події виборчих кампаній, як правило, різноманітний.

Документи слід класифікувати за видами матеріальних носіїв інформації.

Серед документів з паперовими носіями можна виокремити такі групи:

- управлінська документація (програми, протоколи, рішення, рекомендації, плани заходів, списки, графіки, доповіді тощо) партій, рухів, громадських об’єднань, штабів кандидатів тощо;

- друкована агітаційна продукція (плакати, листівки, брошури, буклети, оголошення, звернення, відозви тощо) партій, рухів, громадських об’єднань, штабів кандидатів, народних депутатів тощо;

- газети (центральні, регіональні, місцеві, зарубіжні, окремі тематичні випуски);

- творчі документи громадян (вірші, малюнки, шаржі, анекдоти, листи-звернення тощо);

- джерела усної історій (записи свідчень учасників подій, анкети громадян тощо).

Серед кіно-, відео-, фото-, фонодокументів можна виокремити такі групи:

- професійні авторські роботи, що надійшли від ЗМІ;

- роботи аматорських студій та центрів, аматорів, у тому числі роботи архівістів.

Окрему групу складають Інтернет-ресурси в електронному вигляді.

4. Фондування та описування документів, пов’язаних з проведенням виборчих кампаній, референдумів

Як свідчить досвід роботи з описування документів, зібраних під час виборчої кампанії 2004 року, - найбільш доцільним є формування з них архівних колекцій. Це пояснюється тим, що документи ці різні за фондоутворючами, номінальними ознаками та матеріальними носіями інформації.

Архівна колекція - це сукупність окремих архівних документів різного походження, що мають культурну цінність і об’єднані за однією або кількома ознаками (тематичною, авторською, хронологічною, номінальною тощо). Для формування колекцій, пов’язаних з виборчими кампаніями, найбільш виправдано буде застосування тематичної ознаки, наприклад, „Колекція документів виборчої кампанії Президента України 2004 року та Помаранчевої революції” або „Колекція документів з історії Помаранчевої революції”.

Архівну колекцію доцільно формувати також на підставі документів, що передані архівними відділами до державного архіву області. Хронологічними межами архівної колекції документів, пов’язаних з виборчими кампаніями, є дати першого та останнього за хронологією документа у складі колекції. Колекція може у подальшому поповнюватися новими надходженнями.

Архівну колекцію з документів виборчих кампаній доцільно описувати за видами носіїв інформації, оскільки правила описування документів з паперовими носіями та кіно-, відео-, фото-, фонодокументів значно різняться, Отже, до кожного опису слід вносити документи певних носіїв інформації. Наприклад, опис № 1 включає документи з паперовими носіями, опис № 2 - фотодокументів тощо.

Внесення документів до описів справ здійснюється відповідно до архівних правил описування документів з різними матеріальними носіями інформації.

У середині опису з паперовими носіями справи або окремі документи групуються у розділи відповідно до категорій документів, що наведені вище, а в середині їх - у розділи за авторською ознакою.

Наприклад: Документи Київського обласного штабу виборчого блоку “Наша Україна”.

До зазначених розділів опису слід вносити справи або окремі документи, сформовані за номінальною, авторською та предметною ознаками.

Приклади:



План заходів про підготовку і проведення Народних зборів регіональним штабом блоку В. Ющенка “Наша Україна” в Київській області.

Плакати на підтримку кандидата на пост Президента України

В. Януковича.

Брошура В. Черемис “Загадка Віктора Януковича. Спроба дослідження”, Київ, 2004.

Брошура “Виктор Ющенко: Верю в Украину”, Дрогобич, “Коло”, 2004.

Партитура твору “Помаранчевий марш”, музика Ю. Павленка, слова В. Третяка.

Тижневик “Ранкова Бородянка” №№ 20, 24, 33, 36, 38, 46, 49 за 2004 рік.

Колекції архівних документів обліковуються так саме як і архівні фонди. Описи на ці колекції затверджуються ЕПК відповідного архіву.


Додаток


Шановний ___________________________________________

З метою збереження важливих джерел із сучасної історії України та поповнення ними Національного архівного фонду _________________________

(назва державного архіву)

звертається до Вас з проханням передати на державне зберігання документи, що відбивають події, пов’язані з виборами _______________________________

_____________________________________________________(зазначається яких - Президента України, народних депутатів,

депутатів обласних, міських, районних, селищних, сільських рад)


У разі Вашої згоди на передавання документів Архів зобов’язується провести наукову систематизацію й упорядкування документів, які, безумовно, будуть цікавить наших нащадків, і гарантує при користуванні у подальшому документами обов’язкове посилання на них та дотримання інших вимог законодавства про авторське право й інші суміжні права. Ми готові розглянути також інші Ваші умови та пропозиції.

З повагою

Директор архіву Підпис Ініціали, прізвище


1Від партій, рухів, громадських об’єднань, що є джерелами комплектування державних архівів, зазначена документація має надійти на постійне зберігання у складі цих фондів.


Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©wishenko.org 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка